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5 razones para configurar las comunicaciones unificadas

Hay muchas maneras de comunicarse con los socios, clientes y compañeros de trabajo: por teléfono, correo electrónico, mensajería instantánea, fax, video conferencia y medios sociales. La gestión de cada sistema por separado no solo es ineficiente, sino que puede causar conflictos, ya que todos utilizan la misma tecnología subyacente -la Internet.
 
En su lugar, el establecimiento de un sistema único para gestionar todos los medios digitales de comunicación permite una única interfase de administración, así como archivos y copias de seguridad integradas. Más importante aún, con las comunicaciones unificadas (UC) los usuarios obtienen una interfase única para acceder a todos los mensajes. Se puede escuchar mensajes de voz, mensajes de correo electrónico respuesta, postear entradas de Twitter o Facebook, enviar y recibir faxes, y participar en las conferencias de video desde una única aplicación, ya sea en la oficina o en la carretera. He aquí por qué su empresa debe invertir en las UC.
 
1. Puede reducir los costos en el largo plazo

Mientras que la implementación de una estrategia de UC requiere planificación e inversión en nuevos equipos, y una configuración considerable, el resultado final reduce los costos de administración, así como los servicios de teléfonía, fax, videoconferencia, mensajería instantánea, y así sucesivamente. Con todos estos ahora corriendo sobre su conexión a Internet, es posible que necesite una tubería de datos más rápida o más fiable, pero que debería costar menos que múltiples números de teléfono y líneas de fax.
 
2. Para el personal de TI es más fácil mantener un sistema en funcionamiento

Con las comunicaciones unificadas, usted administra los sistemas a través de una interfase única. En lugar de monitorear múltiples sistemas, solo hay una para gestionar. Del mismo modo, ya que todas las comunicaciones se ejecutan por Internet, no tendrá que diagnosticar y distinguir entre los problemas con una base de datos o red de telefonía -o preocuparse por el equipo del teléfono esotérico.
 
3. Los usuarios pasan menos tiempo lidiando con programas independientes

Mientras que los usuarios necesitan ser capacitados en el sistema de las UC, el acceso a toda la correspondencia en un buzón de entrada hará la vida más fácil. Por ejemplo, en lugar de abrir un correo electrónico, imprimir los resultados, y enviar faxes de pedido a un proveedor, pueden imprimir el correo electrónico directamente a un servidor de fax. Van a ser capaces de escuchar mensajes de voz en cualquier computadora, y enviarlos fácilmente a otros miembros del equipo, tan fácil como reenviar un e-mail.
 
4. Copias de seguridad y archivos mucho más fáciles

Teniendo en cuenta la cantidad de requisitos reguladores para asegurar que los correos electrónicos, mensajes instantáneos, y faxes se almacenen y archiven de forma segura, es esencial un sistema de archivo y copia de seguridad. En lugar de separar las copias de seguridad de correo electrónico, mensajería instantánea, faxes, mensajes de voz, y documentos, un sistema de comunicaciones unificadas le permiten configurar una solución que hace copias de seguridad y archivos de todo.
 
5. Sus usuarios se vuelven más ágiles y más capaces de responder

Dado que los usuarios pueden acceder a un sistema UC a través del navegador web, pueden trabajar desde su escritorio, un teléfono inteligente, un dispositivo inalámbrico, y casi cualquier computadora. Los servicios de reconocimiento de la ubicación permitirán que otros usuarios ubiquen a los otros miembros del equipo, ya sea que estén trabajando en casa, en la carretera, o en las instalaciones de un cliente.
 
Implementar las comunicaciones unificadas lleva investigación, planificación, trabajo y capacitación, pero hecho con cuidado, el resultado final vale la pena. Los avances en la integración de datos y sistemas de voz, así como las interfases de gestión, hacen que las UC sean cada vez más atractivas. Los sistemas alojados, como Skype y de AT & T pueden encajar para las empresas más pequeñas. Las grandes empresas pueden personalizar los productos como Lync 2010 Server de Microsoft, y los sistemas de comunicaciones unificadas de Cisco o de Ricoh, para lo último en control.
 
Logan G. Harbaugh, PC World (US)