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Aplicaciones para mantenerse sincronizado

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Los días del empleado que trabajaba exclusivamente con una computadora ya pasaron a la historia. Ya sea para trabajar desde la casa con un sistema propio, colaborar utilizando una PC portátil de la compañía, o participar en conferencias a través de un teléfono móvil, las personas emplean hoy una serie de dispositivos en diferentes lugares para acceder a los datos que necesitan y compartirlos, cada vez que lo necesiten. 

Pero no siempre ha sido fácil tener a mano las versiones más actuales de los archivos cuando se necesitan; tal cosa implica subir el material manualmente a un servidor compartido o enviar varios anexos en el correo electrónico. Por suerte, hay alternativas más elegantes disponibles, como una nueva serie de servicios que permiten a los usuarios transferir archivos a otras PC y compartirlos con amigos o colegas por medio de la Internet, mientras mantienen los datos sincronizados en todo momento independientemente del lugar donde se encuentren. Algunos también ofrecen funciones de acceso remoto, de manera que usted pueda manejar una PC desde el escritorio de otra.
Para este artículo puse a prueba cinco servicios: Dropbox, Live Mesh de Microsoft, BeInSync Professional de Phoenix Technologies, SugarSync de Sharpcast y Syncplicity. Todos ellos le permiten a usted mantener sus documentos sincronizados con las versiones existentes en otras computadoras y almacenar copias en línea. La mayoría facilita la tarea de compartir archivos con otras personas; y dos, Dropbox y Syncplicity, le permiten almacenar varias versiones de los archivos para que pueda recuperar ediciones anteriores.
Cualquiera de estas ofertas representa un servicio valioso para aquellos usuarios que tienen que manejar archivos en varias computadoras, pero el conjunto de funciones y la facilidad de uso de Syncplicity lo convirtieron en mi servicio preferido (note que no me fue posible probar todos los productos recién llegados en esta categoría de rápido crecimiento: Memeo, por ejemplo, ofrece servicios similares de una forma más granulada).
Aunque todos tienen funcionalidad similar, se diferencian en la implementación de ciertas características. Por ejemplo, todos informan –aunque sólo sea por medio de un mensaje en la barra de tareas– cuando los archivos están al día o cuando el material ha terminado de subir al sitio. Pero BeInSync y Live Mesh le hacen buscar la copiosa información que proporcionan en una ventana o en una página de la Web; yo prefiero la manera en que Dropbox y Syncplicity superponen imágenes (por ejemplo, una marca de comprobación verde) en los iconos de todos los archivos que están al día en sus carpetas de sincronización. 
La mayoría de estos programas tiene un administrador de archivos basado en el navegador para que usted pueda trabajar con las copias en línea de sus archivos desde cualquier computadora. Desafortunadamente, estas implementaciones no suelen ser muy buenas, con pocas herramientas para trabajar con archivos y selecciones incómodas a base de casillas de verificación. 
En las pruebas que realicé, el desempeño varió. SugarSync y Live Mesh resultaron ser rapidísimos al subir archivos, con Syncplicity y Dropbox en último lugar. Sin embargo, la velocidad (o la falta de ella) sólo se nota la primera vez que usted sincroniza o sube una gran cantidad de datos. Después de ese paso inicial, todas las actualizaciones son razonablemente veloces, así que no di mucha importancia al desempeño en mis calificaciones. 
Todos estos productos tienen alguna manera de lidiar con conflictos en los archivos (por ejemplo, cuando dos personas modifican el mismo archivo remotamente se producen versiones distintas). La mayoría de ellos almacena ambas copias en todas las ubicaciones sincronizadas pero les cambian el nombre, a veces con la información de la versión (como la fecha de creación o la cuenta del autor).
Dropbox y Live Mesh estaban en estado beta cuando los evaluamos, por lo cual sus precios no se encontraban disponibles; por consiguiente, no les asigné calificaciones. Los otros servicios cobran tarifas mensuales o anuales que varían de acuerdo con la capacidad de almacenamiento que usted necesita. 
Syncplicity
Como su nombre implica, Syncplicity requiere muy poco mantenimiento, o casi ninguna interacción, una vez que configure el programa para hacer lo que usted quiere. El instalador le pregunta si desea sincronizar los elementos usuales (Documentos, Fotos, Escritorio y demás), pero usted puede especificar cualquier archivo. Cuando termine, el servicio los copia a los servidores de Syncplicity.
Cuando usted instala Syncplicity en una segunda computadora o agrega nuevas carpetas al servidor, el servicio se ofrecerá a sincronizar (bajar) los archivos que ya existen en el servidor a la segunda máquina. Si usted accede, podrá decirle dónde quiere poner la carpeta. Si ya existe una carpeta con el mismo nombre en su ubicación especificada, Syncplicity le pregunta si desea combinar las dos. Si no, podrá indicar una ubicación diferente. Enviar invitaciones a varios colegas puede consumir bastante tiempo: para cada destinatario, usted tiene que pulsar ‘Add Someone’ [‘Agregar a alguien’] y entonces escribir la dirección de correo electrónico de esa persona; usted no puede escribir varias direcciones.
Al igual que Dropbox y SugarSync, Syncplicity carece de una función de acceso remoto, pero dadas las herramientas de redes y de Remote Desktop incorporadas en Windows, no veo que sea una omisión seria.
Conjuntamente con Dropbox, Syncplicity es el único producto en este grupo que incluye una función explícita de control de versiones que conserva las diferentes ediciones de sus archivos según son sincronizados, agregados y borrados. Usted puede acceder a una versión más vieja de un archivo pulsando el botón derecho sobre el archivo y examinando una lista de las versiones que Syncplicity mantiene desde que se subió el material original. La lista incluye botones para bajar una versión a su computadora local o revertir a esa versión.
Syncplicity se anuncia como un servicio de copias de seguridad, pero su interfaz no incluye ningún comando especial para copias de seguridad: la versión en línea de sus carpetas sincronizadas es su copia de seguridad. Lo que Syncplicity declara es perfectamente válido, ya que almacena en sus servidores no solamente las copias de las versiones pasadas sino también copias de los elementos borrados. Sin embargo, el servicio gratuito de Syncplicity borrará las versiones más viejas de los documentos después de 30 días.
Además, Syncplicity ofrece la integración con Facebook y Google Docs, y ha anunciado sociedad con Picnik, Scribd y Zoho, de manera que usted podrá sincronizar sus fotos con Facebook y sus documentos con Google Docs. Busque bajo My Account [Mi cuenta] en el sitio de Syncplicity para configurar las funciones.
La cuenta gratuita de Syncplicity cubre hasta 10.000 archivos, 2GB de almacenamiento y dos PC, con límites para el número de versiones de los archivos y el tiempo durante el cual serán guardados. Con una cuenta básica por pago (US$10 al mes) se pueden eliminar todos esos límites menos el de la capacidad de almacenamiento, que se limita a 40GB con una opción para comprar otros bloques de 50GB a un costo de otros US$10 mensuales cada uno. Con su riqueza de funciones, facilidad de uso y ventajas adicionales como el control de versiones, Syncplicity es mi servicio favorito. 
BeInSync
BeInSync realiza cuatro tareas particulares –sincronizar, compartir, proporcionar acceso remoto a los datos y hacer copias de seguridad– y todas las hace muy bien. Es imposible confundir estas tareas, cada una de las cuales aparece como un botón gigante en la interfaz de limpio diseño. Si usted opta por el botón ‘Launch BeInSync’ más pequeño, verá una interfaz más avanzada, pero con los mismos cuatro botones en su parte superior. 
BeInSync maneja la sincronización de archivos y carpetas de una manera un poco diferente a otros productos, y es que su función de sincronización no almacena realmente los archivos en sus servidores (para eso usted tendría que usar el botón de copia de seguridad); simplemente sincroniza archivos entre computadoras que estén conectadas en ese momento.
BeInSync también es la única aplicación que probé que no ofrece ambas copias de un archivo en caso de un conflicto de versión. Un icono situado junto al elemento en el Explorador y en la aplicación BeInSync avisa cuando ocurre un conflicto; pero a menos que usted use la función de acceso remoto de BeInSync no podrá comparar las versiones sin ir a las otras computadoras.
En el lado positivo, BeInSync tiene la mejor función para compartir archivos de todas las aplicaciones que probé. A diferencia de las otras, que le obligan a escribir las direcciones de correo electrónico de personas con las que quiere compartir archivos, BeInSync le permite importar y autorizar todos sus contactos de Outlook, Outlook Express y Windows Live Messenger. SugarSync tiene una función similar, pero sólo le permite compartir fotos.
Una de las características más potentes –y peligrosas– de BeInSync se llama Access. Con sólo activar esta función y mantener abierta la versión instalada de BeInSync, usted hace que todas las unidades de disco, carpetas y archivos de su computadora se encuentren, a través de un navegador de la Web, al alcance de cualquier persona que tenga su contraseña y nombre de usuario de BeInSync y que también tenga instalado el BeInSync. Además, usted no podrá limitar este control usando la función de Share exclusivamente, ya que el acceso compartido sólo funciona si la función Access se encuentra activada. El poder de esta función me parece tan amplio que la mayoría de los usuarios preocupados por la seguridad la deben considerar peligrosa. Pero es indiscutiblemente útil, y es mucho más fácil de instalar y usar que una red en el hogar.
El precio de BeInSync es comparable al de SugarSync: un usuario individual que paga US$100 por un año recibe 50GB de almacenamiento en línea de BeInSync, pero un poco más (60GB) de SugarSync. Con sus numerosas funciones y diseño fácil de usar, BeInSync vale el costo adicional. Pero la incapacidad de almacenar copias de seguridad en los servidores de BeInSync, conjuntamente con la poca atención que el servicio presta a los conflictos de las versiones, me hace tener dudas.
SugarSync
Incluso si usted tiene una sola computadora, es posible que quiera mantener en línea una copia sincronizada de sus archivos importantes, y SugarSync es una buena herramienta para ese menester. Si alguna vez tiene que trabajar en otra computadora temporalmente, podrá acceder a sus archivos almacenados (bajarlos, actualizarlos y volverlos a cargar) desde cualquier navegador de la Web, sin instalar el software del servicio. SugarSync actualizará los archivos en su máquina principal la próxima vez que la PC esté conectada.
Para más funcionalidad (por ejemplo, la sincronización de diferentes máquinas), usted tendrá que instalar el SugarSync Manager en cada una. Puede usar esa herramienta para tareas de sincronización, o simplemente arrastrar archivos a la carpeta llamada Magic Briefcase que SugarSync agrega a su carpeta de Documentos. SugarSync también le permite acceder a archivos desde dispositivos que emplean Windows Mobile y desde BlackBerry (vea el recuadro “Sincronización para teléfonos móviles”). SugarSync carece de las posibilidades de acceso remoto que ofrecen BeInSync y Live Mesh, pero tiene otra función llamada “lite sync” [“sincronización ligera”]. En vez de hacer copias de una carpeta en diferentes computadoras, sólo mantiene la carpeta sincronizada en la computadora original y en el servidor de SugarSync, pero hace que la carpeta se encuentre accesible a otras computadoras mediante el SugarSync Manager. Esta función típica de las redes le da acceso a sus archivos sin la duplicación que puede consumir espacio de disco.
La posibilidad de compartir archivos en SugarSync se limita a las fotos. Usted puede designar las fotos que desea compartir e incluso acceder a las libretas de direcciones de AOL, Gmail, Hotmail y Yahoo para simplificar el envío de invitaciones. Para los usuarios que desean almacenar archivos en línea pero no sincronizarlos con el original, SugarSync ofrece algunas características específicas para copias de seguridad. Las copias de seguridad pueden ser su única fuente para obtener una versión más vieja de un archivo, ya que SugarSync no tiene las funciones de control de versiones de Dropbox y Syncplicity.
SugarSync puede ser una herramienta decente de sincronización y de copia de seguridad para los usuarios que trabajan en casa y para los amantes de las fotos. Pero sus funciones limitadas para compartir archivos y de acceso remoto lo hacen menos deseable para los usuarios empresariales que tienen que colaborar en diferentes archivos.
Dropbox
Dropbox es otro recién llegado que todavía se encuentra en estado beta y que a pesar de su simplicidad tiene algunas características bienvenidas. Como otros servicios de sincronización, requiere que usted baje e instale software; pero a diferencia de los otros, la interfaz del usuario es casi inexistente. Lo único que ofrece es un icono en la bandeja del sistema que usted pulsa para abrir una ventana emergente con un comando para abrir el sitio de la Web y otro para abrir una ventana del Explorador en la carpeta de Dropbox instalada en su carpeta de Documentos.
La mayoría de las tareas para sincronizar y compartir archivos se desarrolla en esta carpeta. Usted arrastra archivos y carpetas allí para que Dropbox los suba automáticamente a los servidores (los usuarios que se brindan para probar esta versión beta reciben 2GB de almacenamiento gratuito; en el futuro solamente 1GB será gratuito). También puede usted compartir archivos transfiriéndolos hasta y desde la carpeta de Dropbox. Si usted sube directamente al sitio de Dropbox un archivo que no está en la carpeta de Dropbox, aparecerá una copia en su carpeta de Dropbox local.
Aunque tener un solo lugar para sincronizar sus archivos pudiera ser conveniente, Dropbox lo hace obligatorio, no una opción, como la carpeta Magic Briefcase de SugarSync. El requisito de mantener en una sola carpeta todos los archivos compartidos, protegidos por copias de seguridad y sincronizados es una molestia que los productores de Dropbox prometen corregir en una futura versión.
A pesar de ese defecto, este programa sumamente simple ofrece algunas características valiosas; por ejemplo, mantiene copias de los archivos borrados en la interfaz de la Web (pulse Show Deleted Files para verlos) y le da acceso a versiones anteriores de los archivos editados.
Como con todos los otros programas que probé, para compartir hay que enviar una invitación a los colaboradores, pero Dropbox no le facilita la invitación a varios usuarios. Los invitados tienen que instalar Dropbox, lo cual hace que la carpeta compartida sea copiada y sincronizada con su carpeta de Dropbox. Si sus invitados no quieren instalar el software, todavía pueden acceder a los archivos usando el administrador de archivos en línea siempre que abran una sesión y conozcan el URL.
 Live Mesh
Usar el servicio Microsoft Live Mesh es como aprender a conducir un automóvil: una vez que se acostumbre, es bastante sencillo, pero si usted nunca se ha sentado frente al tablero de instrumentos de un auto, el comienzo pudiera parecer un poco confuso. La versión preliminar actual sirve principalmente para darle acceso remoto a otras computadoras, un método para sincronizar datos en esas computadoras y una manera para compartir datos con colegas.
A diferencia de la interfaz de BeInSync, que guía al usuario, el sitio Web de Mesh comienza con una pantalla que muestra los dispositivos existentes (entre ellos el administrador de archivos en línea Live Desktop) y un botón de ‘+’ grande para agregar uno. Con un nuevo dispositivo, usted entra en el sitio de Mesh y pulsa el botón ‘+’ para bajar e instalar el software de Mesh. Una vez que haya preparado todas sus computadoras, puede conectarse a cualquiera de ellas y manejar ese sistema a distancia por medio del Remote Desktop de Windows, una función de Windows XP y Vista que Live Mesh mejora (para acceder a otros dispositivos también pudiera tener que instalar un control ActiveX en el sistema que está utilizando). A diferencia de BeInSync, que sólo ofrece acceso a los datos que radican en otras máquinas, la función de escritorio remoto de Mesh le permite manejar completamente una computadora distante, aunque si la conexión de Internet es lenta la experiencia será incómoda, si no imposible.
Si usted no necesita el acceso remoto, puede indicarle a Live Desktop que se encargue de sus tareas de sincronizar y compartir. Usted puede sincronizar fácilmente cualquier carpeta en una computadora pulsando el botón derecho sobre ella y seleccionando Add folder [Agregar carpeta] a su Live Mesh. Si expande el cuadro de diálogo, podrá identificar también las computadoras donde Mesh copiará los datos para sincronizar. En la mayoría de los casos le convendrá tener por lo menos una copia en la “nube” de Internet de Live Desk-top (los servidores en línea de Microsoft) para que pueda acceder a ellos incluso cuando sus otras PC estén apagadas. Si usted indica que quiere sincronizar los datos con otras computadoras, Mesh hará una copia de la carpeta en los escritorios de esas máquinas.
El administrador de archivos en línea de Live Mesh es el más avanzado y el más parecido al Explorador de todos los de este grupo, pero no permite la operación de arrastrar y soltar desde su propio escritorio, ni siquiera las vistas en miniaturas de archivos. Usted puede ver presentaciones de imágenes de los archivos de medios si instala el complemento Microsoft Silverlight para el navegador, pero eso no le ayuda a seleccionar las fotos que quiere ni a trabajar con ellas.
Aunque Mesh proporciona muchas formas de realizar sus diversas tareas, pocas resultaron intuitivas en la versión beta que probé. Necesita urgentemente una buena guía de inicio rápido, pero lo mejor que se ofrece por ahora es un vídeo que cubre los fundamentos del servicio. Su característica más distintiva, la función de escritorio remoto, ya está integrada en el propio Windows y, a menos que Microsoft pueda proponer un precio muy atractivo (todavía sin determinar), yo optaría por otro de los servicios que probé.

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