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Automatizando los procesos de la empresa

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Sabemos que en las empresas uno de los recursos a cuidar más importantes es el tiempo y la mejor forma de hacerlo es automatizando procesos, en esta colaboración se darán algunas ideas de automatización que pueden aplicarse en la mayoría de las empresas. Comencemos con los sistemas de control de asistencia. Actualmente existen dos tipos de soluciones para automatizar este proceso: Sistemas de tarjeta y sistemas biométricos. Los sistemas de tarjeta se dividen en tres grupos: las tarjetas de proximidad que con un lector de radio frecuencia pueden tomar la asistencia solo con colocarlas a cinco centímetros del equipo, las tarjetas con chip inteligente que guardan los datos del empleado en su memoria y al introducirla en el equipo el lector toma la información, la guarda en una base de datos, lee la hora de entrada o salida y toma su asistencia y por último las tarjetas con banda magnética que al deslizarlas en el lector toman la asistencia de el empleado. En cuanto a los sistemas biométricos de asistencia existen lectores de huella digital, que por medio de un escaner de huella identifica al usuario comparando los rasgos de esta con los de la huella almacenada en su base de datos, tomando su asistencia si encuentra la correcta; además se tienen los lectores de retina que toman una foto de ésta y la comparan con las de su base de datos, al localizar la correcta toma nota de la hora de entrada. También se están desarrollando sistemas de reconocimiento de rostro que toman fotos y comparan los rasgos de cada persona con fotos almacenadas y al reconocerla toman su asistencia. Otra alternativa para las empresas que basan su actividad principal en las computadoras son los equipos que en lugar de pedir una contraseña piden la huella digital, método que puede ser aprovechado para tomar la asistencia. Se cuenta con muchos equipos en el mercado, dependiendo de los que se desee invertir se pueden comprar terminales con o sin enlace a la red o se pueden designar computadoras sencillas con los lectores adecuados para este fin. No importando que sistema se elija se pueden tener los datos de asistencia de cientos de personas en cuestión de minutos. Otro proceso que es conveniente automatizar es el de control de activos. En las empresas que tienen un constante movimiento sus equipos es recomendable que además de tener una base de datos de estos se cuente con una computadora en las entradas y las salidas que por medio de un lector de código de barras verifique que entra y que sale de la empresa, este método permite saber en todo momento en donde esta cada uno de los activos. Otro método bueno pero costoso es el sistema de RFDI (identificación por radio frecuencia) que al colocar arcos lectores en las puertas y una etiqueta RFDI en cada equipo nos da la posibilidad de controlar el movimiento de los recursos. Otro caso en el que la automatización brinda grandes beneficios es cuando se necesitan usar equipos de control de clima. La instalación de sistemas de monitoreo de temperatura, humedad y movimiento que informen de estos parámetros permite activar los sistemas de clima solo en los puntos donde se necesiten; en las plantas de procesamiento donde se requieren de condiciones especiales para elaborar los productos, se pueden colocar estos mismos sensores para tener un mejor control de las condiciones de la planta y de esta forma se pueden tomar acciones correctivas a tiempo. Sin duda uno de los problemas que representan mucha pérdida de tiempo para los usuarios es el intercambio de datos entre aplicaciones (por ejemplo entre los programas administrativos y Excel o Word), a pesar de que los nuevos ERP´s ya contemplan estos procesos, en varias empresas mexicanas este proceso consume muchas horas-hombre. En estos casos se pueden hacer pequeños programas que extraigan la información desde la base de datos y los pasen a Excel o cualquier programa que se requiera, estas automatizaciones son las más difíciles de detectar pero son, en muchos casos, las más útiles.

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