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BI, información para todo y para todos

La información es el arma más poderosa. Algunos estudiosos de la historia afirman que si las palomas mensajeras de Napoleón, no hubieran estado enfermas en la batalla de las naciones jamás hubiera caído, como estratega sabía -aunque de manera inconsciente- que la información expedita era precisa para conocer el terreno y a su enemigo y si lo ponemos en un plano de negocios “su mercado”, aunque nunca nombró a su parvada como “inteligencia de guerra”. Hoy los negocios y sus estrategas sí definen a la información como el “arma” que ayuda a la correcta toma de decisiones y lo nombramos con conocimiento de causa Business Intelligence (BI). “Información, conocimiento y TI para lograr mejor desempeño en todos los niveles”, es la definición de Microsoft hacia el BI, y en palabras de Francisco Hernández Marketing Manager, “su utilidad es muy básica para las empresas que buscan información para generar valor agregado a su negocio, “¿qué hacer, ¿por qué? y ¿cómo? Es precisamente lo que una correcta solución de BI nos dirá. Para Microsoft, el qué, se contesta con el monitoreo, con el análisis el por qué, y con la planeación el cómo. Pero lo anterior no significa el descubrimiento del “hilo negro”, de hecho BI es un tema superado por las TI y muchas empresas que decidieron investigar y prospectar su futuro desempeño con base en la información. La tecnología no es nueva, “de nada sirve estar tomando decisiones con base en comparativos del pasado cuando podemos hacer prospectivas de negocio y tener información real de escenarios diferentes”, señaló Francisco Olvera, director de Desarrollo Comercial de SAS. Difícil de imaginar pero cierto para SAP, “el BI se puede hacer tan complejo como queramos. Para nosotros el BI es toda la herramienta y metodología que ayuda a tomar decisiones mejor informadas, y probablemente sea un tema del que cada día se ocupa menos TI”, dijo Miguel Acosta, Director de Performance y Preventas, de SAP, y lo define en corto, como una “pieza de rompecabezas”. Aunque acepta que los proveedores deben estar cerca de los clientes para dar ese valor agregado que el BI puede tener, “lo que se debe de evitar es pensar que una herramienta nos puede servir para todos”, y enfatizó la necesidad de reconocer las necesidades y actividad del negocio antes de implementar ninguna solución. Una decisión colegiada Como ya vimos, el BI es un tema que en muchas empresas se ha superado y que en otras se está implementando a grandes pasos. Este es el caso de las medianas empresas que en su mayoría están interesadas en las bondades de esta tecnología y que, en muchos casos, serán los grandes corporativos del mañana. Para ir más despacio, vemos quiénes son los que deben tomar la decisión de una adopción de BI. Y como en cada negocio la decisión de la adopción es distinta para cada empresa, aunque hay parámetros comunes que seguir. La responsabilidad ante una adopción de este tipo es a todas luces del CFO (Chief Financial Officer, o director de finanzas) de la empresa, pues según Federico Sanchez, Director de Sistemas de SARE, consideró que “la alta dirección y el CFO son los más indicados para la toma de esta decisión en el caso de SARE”, y aunque pareciera una aseveración demasiado categórica incluso cuando TI y finanzas compartieran puntos de vista, la dirección general y el CFO serían quienes en última instancia, darían su última palabra. Lo cierto es que al día de hoy muchas áreas de negocio participan activamente en las implementaciones, sobre todo si se trata de la de BI, en donde es necesario considerar al CFO. Oracle por su parte, señaló que incluso la implementación de un BI se puede llevar a cabo sin la participación exclusiva de TI –en SAP piensan igual- quien por supuesto no se salvaría de gestionar su operabilidad, pues a decir de Javier Torres, Director de Consultoría para Ventas de Oracle “la implementación en nuestro caso depende de los productos, porque aquí el mensaje es integración y hay productos que son para el CFO, pero al final quien paga es el dueño del proceso”, en este sentido, Javier Torres se refirió a que si finanzas lo necesita, el mismo departamento le gestiona, implanta y paga dejando a TI en segundo plano. Rafael Caballero, IT Vice President de Marsh, indicó que el proyecto de BI implica “de una aprobación en conjunto”, debe ser un tema que debe ser discutido y aprobado por los involucrados, el área que lo solicita, TI y finanzas, debe ser una decisión colegiada”, sin duda refiriéndose a la intervención que aporta el proveedor con TI, la aprobación del presupuesto y por supuesto, quien hará uso de esta herramienta. TI incomprendido La “caja negra” de las empresas -sobrenombre que recibe el departamento de TI- han sido la puerta por la que tradicionalmente las empresas proveedoras han entrado, “es un problema que el proyecto se vuelva exclusivo de TI porque debe involucrar al negocio”, señaló Miguel Acosta, de SAP y Francisco Hernández, de Microsoft, están de acuerdo “de alguna manera las herramientas de BI han sido muy limitadas a la gente técnica por la especialización que requiere”, esta situación se refleja en las medidas que han adoptado los proveedores que buscan simplificar día con día sus soluciones hablando menos de TI y más de negocio. Y no se equivocan, en muchos sentidos son los expertos del negocio los que deben involucrar a TI como un integrador de soluciones, y aunque parezca extraño, los primeros en comprender no han sido los grandes corporativos sino las empresas medianas o que quieren alcanzar este rango. Ramón Álvarez, de Oracle, señaló “las empresas medianas son las que más nos examinan y revisan minuciosamente la oferta y el plan de retorno que les mostramos y en muchas ocasiones no hablamos con la gente de IT, sino con los dueños, socios o gente de negocio y son mucho más exigentes que un corporativo”. Una situación lógica dado que la mayoría de las empresas en crecimiento buscan soluciones y no tecnología, aunque Álvarez acepta que dentro de las exigencias está el comprender cómo funciona. En este sentido, SAP, Oracle y Microsoft comparten la misma opinión incluso William H. Inmon considerado por muchos “padre del BI” y nombrado una de las personas más influyentes en el mundo de la computación, quien en su última visita a México señaló “las empresas ya están sacando mayor provecho del BI, ya saben para qué sirve, pero no sólo a niveles gerenciales, sino también a los más bajos niveles, con soluciones adaptadas a sus necesidades”. Aunque tanto William Inmon como varios de los proveedores coinciden en que “la sobre oferta afectará los precios e incrementará la competencia de valor agregado, consultoría, retorno de inversión y costo de adquisición”. ¡BI más estratégico! Si hablamos de estrategia, la idea de Bussines Intelligence por sí sola ya aporta un valor y un concepto de competitividad a la organización preparada para cualquier embate de cambios en los mercados, análisis demográficos, culturales y cambios de toda índole, Federico Sánchez, de SARE, lo definió de la siguiente manera: “personalmente, siempre he sido tajante al decir que no existe BI estratégico si no tenemos la posibilidad de simular escenarios futuros moviendo datos básicos de entrada como pronósticos de ventas, gastos, índices e indicadores financieros”. Federico Sánchez, de SARE, señaló lo que muchos analistas definen como el “Business Analitycs o Predictive Analitycs” probablemente la parte más útil del BI. “El siguiente paso es la inteligencia analítica”, señaló al respecto Luis Navarro, especialista en Sector Público de SAS, “hay que empezar a buscar patrones de comportamiento y pronósticos” y advierte sobre el riesgo del BI de sólo reportar el pasado. Sin embargo no se puede generalizar, la alineación de las herramientas y aplicativos no es igual en cada organización. En algunos casos, el BI puede ser la última etapa de la madurez tecnología mientras que en otros los requerimientos de la organización solo están en adquirir algunos módulos de proyecciones y comportamiento. Para Francisco Olvera, director de Estrategia Comercial, de SAS, esto es claro, “existen grandes oportunidades por descubrir y que no están en la tecnología ni en la metodología, sino en dónde se implemente y para qué se utilice. Olvera incluso aseguró que grandes desastres naturales se hubieran podido atenuar utilizando estos tableros de control, por ejemplo “qué pasa si hay niveles constantes que pueden demostrar matemáticamente para evitar emergencias, no podemos imaginar qué se hubiera podido hacer si alguien hubiera tenido información recopilada y ordenada sobre indicadores pluviales, y se habría evitado todo… esto no es ciencia ficción”. Gran parte de la operación estratégica del BI está en el conocimiento del negocio o actividad que se realiza en una organización, “conocimiento no es inteligencia” siguiendo con las declaraciones de Fransisco Olvera, de SAS, quien además pone en la mesa, la importancia de los indicadores nuevamente, cuando la validez y el método no son del todo seguros, “los tableros tradicionales en muchos casos no ayudan si no se ajustan a las necesidades de pronósticos” en este sentido regresamos a las palabras del usuario: “no hay BI estratégico si no tenemos la posibilidad de simular escenarios futuros”, como ya lo señalaba Federico Sánchez, de SARE. Por supuesto como en cualquier metodología y tecnología dependen del recurso humano y éste sin duda alguna, juega el papel más importante en todos los procesos porque tiene el verdadero conocimiento del negocio. Recordemos que aunque los procesos estén ya en un buen nivel de automatización, siempre hay una persona o personas que realizan la captura. Por lo que si el modo de captura tiene alguna falla se podría estar formando un plan con base en información errónea. Lo que el BI nos depara Aunque la movilidad es el tema de moda en la industria, la necesidad marca la tendencia entre los usuarios y la aparición del BI móvil creó ciertas dudas respecto a su adopción, aunque día a día comprenden más y más sus necesidades, pero: ¿Existe información tan urgente que se deba llevar en el teléfono? Aunque tiene un poco de sentido ante la “democratización” o BI para todos niveles y todos negocios. Antes de pensar en la adopción, debemos asegurarnos de entender que el verdadero valor agregado esté en el uso de la información y conocimiento del negocio, de hecho, pronto no podremos hablar de BI sin incluir a directores, gerentes y hasta agentes de ventas, todos formando una cadena incluida en los centros de distribución, el retail en general y por supuesto los ya clásicos indicadores financieros, seguramente todos ellos están habidos de información expedita ¿pero a quiénes les vendría bien la información urgente? La movilidad, la democratización, las necesidades de conocimiento, de comportamiento de clientes, la ola de hiperconectividad y la nueva generación de SmartPhones son los principales detonantes. Según datos de Gartner dados a conocer por Information Builders “en tres años el 50% de los teléfonos móviles serán SmartPhones” y la compañía señala además que el “41% de los ejecutivos están al menos 20% de su tiempo fuera de sus oficinas”, aseguró la firma, aunque Gartner por supuesto no puede decirnos en qué medida ha contribuido la utilidad y la necesidad en este crecimiento. De hecho, con estos datos aún no contestamos la pregunta que nos planteamos, al principio, pero podemos discernir si la información es relevante, Rafael Caballero, de Marsh, habló opinó al respecto “esta modalidad se vuelve más práctica para la alta dirección cuando son datos que ya se han analizado y generan decisiones de valor real”. Por su parte, Federico Sánchez Porras, de SARE, lo asimila como la tendencia que tarde o temprano “se hará realidad sin el menor remedio”. SARE de hecho es un caso que vale la pena destacar por sus necesidades. Debido a que los ejecutivos tomadores de decisiones se encuentran en constante movimiento, la dirección de TI ha tenido que evolucionar hacia la movilidad. Federico Sánchez, como director de sistemas, apuntó que para que la herramienta rinda frutos, se debe conjuntar información mediante “termómetros” en los cuales la dirección general, pueda consultar en “diez minutos” información de ventas, desarrollos y financiera. Y por puesto adelantado al dichas necesidades, SARE, ya había pensado en darle mayor movilidad a su información montándola en plataformas Web “se espera tener mejores resultados gracias a la portabilidad de la información”. Aunque resulta poco atractiva la idea del BI móvil como un tema innovador, ya que como siempre, los usuarios en realidad marcan la tendencia con necesidades y por supuesto, el área de TI las cubre exista o no oferta de los proveedores. En opinión de éstos últimos, –incluso los que no han anunciado el lanzamiento de BI móvil- esta tendencia obedece más a la necesidad de contar con información en los niveles operativos que puedan marcar la diferencia en sus actividades, aunque como Rafael Caballero, de Marsh lo señaló, “parece estar más enfocado a los directivos que no se encuentran en un sólo lugar”. El hacerse móvil, fue sólo un paso que el BI daría tarde o temprano, “es solo una forma más de entrega”, señaló Javier Torres, de Oracle, una de las principales firmas que mantienen este tipo de ofertas. En este caso con el iPhone –últimamente metido en todo- es el probable medio receptor de “Business Indicators” una aplicación desarrollada especialmente para el iPhone 3G, misma que se puede descargar gratis en APP Store por supuesto previo licenciamiento de la solución de Oracle. La decisión de este lanzamiento a sólo casi mes y medio de la aparición de la tercera generación del iPhone obedece, según la empresa, a la necesidad de integrar información que la fuerza de ventas necesita respecto a las decisiones operativas. Pero contrasta en la adopción que el gadget ha tenido en las empresas. Y si la información es relevante o no, dependerá en cierta medida de la agilidad con la que se pueda actualizar, “aquí lo importante es si una persona que necesita conocer proyecciones de ventas y comportamiento se tiene que actualizar porque es una aplicación”, señaló Javier Torres, de Oracle, pero reconoció que esto depende de qué tantas veces al día se actualice dicha información y la actualización, en muchos de los casos, se realiza manualmente. No todas las herramientas de Bussiness Intelligence móvil son iguales, Information Builders (IBI) optó por la no implementación de aplicaciones en el medio móvil, “lo único que necesitas es un browser, no importa si es un iPhone o una PDA con Windows Mobile”, Manuel E. del Pino, Director de Preventa, de IBI señaló además que el punto es hacer llegar la información importante de los reportes y cambiar la salida de la información. Aunque la movilidad no es la última tendencia en lo que concierne al BI, probablemente el reto es encontrar nuevos negocios que puedan hacer de la información una constante fuente de innovación para su negocio. La adaptación del modelo de BI a empresas de tamaño más pequeño. Antes parecía impensable la implantación de un ERP por módulos o adquirirlo como una solución embebida en una pequeña caja listo para cargarse en el sistema de la empresa, “esto ya está sucediendo“, señaló Miguel Acosta, de SAP, “nosotros ya tenemos ofertas totalmente orientadas al usuario final”. La apuesta del BI La apuesta por arquitecturas abiertas ayuda a las empresas a la integración con sistemas de diferentes firmas aunque si bien puede afectar la relación de costo de adquisición a largo plazo. La innovación por supuesto es infinita, la prevención y detección de fraudes en el sector financiero por ejemplo, ya se están valiendo de aplicaciones analíticas para la detección de éstos gracias a que ha dejado de ser un esfuerzo rudimentario de “comportamiento”, el reconocimiento de texto. William H. Inmon aseguró que mediante el reconocimiento del texto gracias a las nuevas plataformas y leguajes la inteligencia de negocio ha sido posible utilizarla para encontrar fraudes y “al ver los reportes o informes en datos sin estructura como texto, donde se puede reconocer las áreas donde falta seguridad por ser información compartida”. Inmon reconoció que el texto tiene desventajas, pero no por ello descarta que se pueda utilizar. Y es que para Inmon, el reconocimiento del texto tiene grandes ventajas pero también desventajas, “existen algunas áreas de oportunidad aún, como puede ser el sector médico y sus informes, ya que los acrónimos y las palabras que son más difíciles de escribir pueden estar erróneas, sabemos que en un hospital lo peor que puede pasar es que la gente no sea atendida adecuadamente y haya una vida en juego”. Aun así probablemente en el futuro, el BI se pueda utilizar incluso en el reconocimiento de la voz y de esta manera determinar cómo puede cambiar el timbre evitando fraudes y errores en call centers. A todo esto como “datos no estructurados”. William Inmon propone cómo será el futuro del análisis, “hay que aplicar la analítica a estos datos y avanzar a una toma de decisiones basada en los hechos, en donde el cielo es el límite”, finalizó.