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Colaboración, un trabajo en conjunto

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Es por ello que brindar a los empleados las herramientas de colaboración que les permitan trabajar juntos de forma efectiva, sin importar donde estén ubicados, ya no está en la lista de deseos ni son algo que sería agradable tener: es un requerimiento. Pero es un requerimiento que, para la mayoría de las compañías, no se está satisfaciendo adecuadamente. Según los resultados de un estudio realizado por IDG Research Services y CIO, patrocinada por Novell para el cual se aplicó una encuesta a 100 ejecutivos TI de alto nivel con el objetivo de conocer sus experiencias con el software de colaboración y sus planes con él. El 80% de los encuestados dice que es de importancia crítica o alta que las personas en sus compañías tengan la capacidad de colaborar de forma segura dentro y más allá de sus fronteras organizacionales. Esos resultados apuntan a una falta de conexión entre lo que los clientes esperan y lo que están recibiendo. Pero eso no debe sorprender, afirma Andy Fox, vicepresidente de ingeniería de Novell, Inc., de Waltham, Mass. Si bien es cierto que varios tipos de herramientas de colaboración han estado disponibles durante algún tiempo, dice que los clientes siguen tratando de averiguar la forma más efectiva de aplicar la tecnología. Además, las herramientas que los clientes han estado utilizando hasta ahora no han sido lo suficientemente efectivas. Es por eso que muy a menudo se implementan como un silo, en lugar de integrarse entre sí y con las aplicaciones que los trabajadores utilizan todos los días – obligando a los usuarios a cambiar la forma en que normalmente trabajan. “Estamos avanzando hacia modelos que los clientes puedan adoptar más fácilmente y que les permitan atravesar la barrera del cambio al hacer éste menos dramático que algunos de los modelos que hemos visto en el pasado”, aseguró Fox. Este nuevo modelo de colaboración se basa en un proceso de desarrollo de tecnología de código abierto y estándares TI abiertos. El resultado son herramientas de colaboración que corren sobre una amplia gama de sistemas operativos, que se integran fácilmente entre sí y con las aplicaciones existentes de mensajería, procesamiento de textos, hojas de cálculo y otras de los usuarios. Dichas soluciones abiertas pueden fomentar la colaboración entre los individuos y grupos a pesar de las fronteras organizacionales y geográficas. Asimismo, permiten a los clientes implementar las herramientas que necesitan de manera modular y son más fáciles de adaptar a los requerimientos específicos. ¿Es importante la colaboración? Según el estudio, menos de la mitad indicó que sus actuales soluciones de colaboración son extremadamente efectivas o muy efectivas para permitir la colaboración entre los trabajadores del conocimiento (42%) o entre equipos o equipos virtuales de trabajadores del conocimiento (43%). Las compañías están interesadas particularmente en asegurar que sus trabajadores del conocimiento utilicen herramientas de colaboración para incrementar la innovación, la productividad y la eficiencia de la organización, con 67% de los encuestados que dice que es de importancia crítica o alta. Y 52% dicen que es de importancia crítica o alta que sus trabajadores del conocimiento tengan acceso a herramientas y software de colaboración de próxima generación como wikis, blogs y espacios de trabajo en equipo en línea. No obstante, muchos de los encuestados están preocupados por brindar seguridad a su proyecto de colaboración, con 45% que la cita como un factor que está inhibiendo o retrasando la adopción de soluciones de colaboración. Por último, al preguntar qué beneficios potenciales de la colaboración consideraban eran los más importantes, los encuestados colocaron estos puntos al inicio de la lista: mayor productividad; mejor comunicación e intercambio de conocimiento; la capacidad de capturar y explotar el conocimiento; y tomar mejores decisiones. Por lo menos 70% le dio a cada uno un valor de 4 ó 5 en una escala de cinco puntos. Cómo colaborar: la experiencia de los CIOs Pero ¿Qué opinan los CIOs sobre el tema de colaboración? Para Daniel Domínguez Blancas, Director de Sistemas, Informática y Telecomunicaciones del CONACYT, la colaboración puede hacer mucho por cada organización “no sabemos colaborar, así que hay que comprender primero lo que significa”, señala Domínguez y enfatiza la labor del consejo en busca de mejores resultados involucrando a muchas personas que pueden ayudarse entre sí y donde la TI juega un papel fundamental. “Aportar sin esperar” es el verdadero significado de la palabra colaboración, “una actitud que se debe guardar en todos los ámbitos, tanto personales como en las empresas”, Domínguez Blancas opinó que las empresas y los empleados no tienen dicha actitud y que es necesario adquirirla antes de pensar en implementar cualquier tecnología que ayude a la colaboración. Por su parte, Norma Zamudio, Asesora de TI y Telecomunicaciones de la Secretaría de Energía (SENER), reconoció cómo estas herramientas de colaboración se pueden convertir en un gran proyecto, “te puede servir para varias aplicaciones e incluso hasta para crear una Intranet colaborativa, la oportunidad está en innovar y ver la manera en la cual se puede mejorar con ellas”, tema que para la SENER no es una idea lejana. Aunque su definición aún está más relacionada con una actitud que con tecnología. Tanto Daniel Blancas, del CONACYT como Norma Zamudio, de SENER, conciben a la colaboración como “compartir conocimiento sin esperar nada a cambio”. En palabras de Norma Zamudio, “la gente cree que si comparten pierden pero, en el conocimiento no pierden, siempre hay algo que aprender” y es que la gestión del conocimiento en ambos casos está relacionada con la colaboración “el ideal de colaboración es que cada área aporte”. En el caso de CONACYT, Daniel Domínguez indicó que la colaboración como proyecto de TI está sustentado en el capital de conocimiento, “tenemos una red de investigadores colaborando con el CONACYT en varios países y les damos las herramientas para interrelacionarse con colegas en México”. Y aunque aclaró que dicho proyecto está aún en su primera etapa, no descarta que siga creciendo. Por su parte, Gabriel Hernández, Director de Informática del Registro Agrario Nacional (RAN), calificó como prioritario par la compañía el tema de colaboración, “estamos inmersos en el desarrollo de un proyecto en donde se pueda centralizar toda la información y a su vez llevar un mejor control de la tenencia de la tierra ejidal y comunal a nivel nacional y en este proyecto participarán Gobiernos Estatales, Municipales, el INEGI y la SAGARPA, que sin un esquema de colaboración entre todos sería imposible llevar a buen término”. Hernández expresó que “definitivamente la colaboración es un concepto de actitud”, después “tendríamos que desarrollar una plataforma estándar con tecnología de punta para todos, mediante la cual todos pudiéramos acceder a la información”. Precisó que de una escala del 1 al 5, la colaboración ocupa el número uno en el RAN, “si se logra que todos los organismos involucrados colaboremos se evitará la duplicidad de registros, y se llegará a una única fuente de información, sin colaboración existiría una enorme desvinculación de no saber con exactitud la veracidad de un dato”. La colaboración para Redpack también es importante, pues en palabras de Armando Ramírez, Director de TI, ayuda en varios aspectos sobre todo en la difusión de políticas de la empresa, “frecuentemente me encuentro con la situación de que tengo que girar una instrucción, o hablar de alguna política en especial con todos y cada uno de los involucrados en el proyecto, cosa que con un sistema de colaboración no sucedería”. Las herramientas colaborativas tienen varios matices, en todos los casos, la mejora de procesos y comunicación de las organizaciones, siendo esta última, el común denominador como aprovechamiento de tiempo y espacio. ¿Cómo colaboran las empresas actualmente? Una cosa es clara, la principal función de las herramientas colaborativas es el ahorro de tiempo, y su principal potencial está en la gestión del capital de conocimiento. En el caso de la SENER, utiliza sus ‘Foros’, e incluye a los participantes que no puedan estar físicamente en un lugar al mismo tiempo y mostrar sus puntos de vista sobre la toma de alguna decisión utilizando los foros, siempre bajo reglas de la organización, aunque Norma Zamudio, advierte del preciso control que debe haber sobre los temas y las opiniones que ahí se reflejan. En el CONACYT utilizan la videoconferencia, la cual es considerada como clave, “una necesidad básica son las reuniones, así que con la videoconferencia es un buen paso para impulsar la colaboración”. Pero, ¿En manos de quién queda la colaboración? Como cualquier proyecto de TI, es necesario tener justificada una inversión, no sólo en recursos, sino en tiempo. Mientras que sus necesidades de TI se sustentan más en la necesidad que en cierto nivel de madurez. Por supuesto, antes de adoptar métodos y tecnologías, una pregunta común entre organizaciones y común entre proyectos de TI es la de ¿quién administrará cada uno de los proyectos y herramientas? La realidad es que muchas veces aunque los planes definen quién administrará, la implementación, siempre queda la interrogante si éste debería ser TI o la parte del negocio que afecte directamente, es decir, los usuarios. Un ejemplo de lo anterior son los ya mencionados foros de la SENER, en donde “hay que tener personal encargado de vigilar el correcto desarrollo de éstos”, aunque explica Zamudio esta práctica lejos de mantener ocupado a un miembro de la organización en un trabajo que no existía, puede reemplazar la labor de quien es encargado de un Intranet “plano” cuyas características podrían estar aportando incluso menos que un foro. Como sabemos el directorio activo limita y asigna las facultades de cada usuario, Domínguez Blancas complementó “hay una necesidad de definir quién mantiene el directorio activo para ver quién hace qué, si es RH porque conoce las funciones y horarios de cada elemento participante o TI por sus habilidades de operación”. Norma Zamudio, de SENER, señaló que hay un trabajo extenso antes de realizar una implementación “hay un gran trabajo de planeación antes de ejecutar y la colaboración de personas de negocio son fundamentales para poder echar a andar cualquier proyecto” incluyendo el directorio. Colaboración justificada Quizás un reto importante para los CIOS de hoy, sea precisamente la justificación de un esquema de colaboración, pues en palabras de Armando Ramírez, Redpack, “es difícil sustentar la adquisición de un sistema de colaboración, pues generalmente se asocia a este tipo de herramientas para el ocio, tal es el caso por ejemplo del Messenger”. Asimismo, destacó Ramírez, de Redpack, “lo complicado es traducir los beneficios de la colaboración en dinero, pues aunque sabemos en general que con herramientas de colaboración se obtendrán ahorros sustanciales por ejemplo en viáticos para las personas que viajan y beneficios en productividad, no existe una métrica que nos permita saberlo con exactitud”. Domínguez Blancas, del CONACYT, aunque también estuvo de acuerdo con que justificar el proyecto de colaboración puede ser un tanto complejo, señaló que siempre se debe considerar el retorno de inversión o bien la ventaja estratégica que debe otorgar directamente al negocio dicha implantación, “en el ámbito gubernamental lo que buscamos es mejorar los servicios y cuando proponemos algo decimos en qué vamos a mejorar”, de esta manera la implementación se asegura. Por su parte, Norma Zamudio, de SENER, indicó que las empresas pueden hacer mucho con la colaboración, “ésta puede ayudar incluso para ahorrar papel, es sólo cuestión de tiempo para que se integren del todo a las empresas y al sector público”. En cuanto a Gabriel Hernández, del RAN, los principales obstáculos para avanzar en la colaboración, “es sin duda el cambio cultural de algunas personas, ya que algunas piensan que la información es de su propiedad y es difícil que la quieran compartir, en este sentido estamos avanzando en algunas áreas sensibles”, en suma “en nuestro caso consideramos que la colaboración es más que una tecnología un concepto de integración de información”. La oferta Efectivamente las TI están en un punto donde han superado los niveles básicos, las curvas de adopción son cada ves más cortas y existe una infinidad de ofertas que pueden variar por pequeñas características, pero aún así las herramientas de colaboración son un tanto desconocidas para los CIOs. “No hay preocupación por al menos hacer llegar un White paper, y las empresas no se acercan a nosotros, por que te pueden ayudar a reducir los tiempos y procesos” señala Domínguez. Una situación poco usual en el torrente de ofertas de las empresas, seguridad, minería de datos, servidores, software de gestión de información muchas son las propuestas cuando se habla de tecnologías de la información para el sector corporativo pero aun así todo parece indicar que pocas empresas están hablando de colaboración. Varios de los CIOs que mantienen las TI a la vanguardia, están ya implementando herramientas como firma electrónica o gestión documental, pero en su mayoría surgió a través de necesidades y desarrollos propios, aunque no se puede dejar de lado los esfuerzos como los de Adobe y Microsoft por impulsar la colaboración en TI. Como ya se había mencionado colaboración es una cuestión hasta cierto nivel cultural, de innovación y un poco de creatividad, Domínguez Blancas, del CONACYT, deja de lado una implementación donde intervengan grandes empresas detrás de las TI y señaló que muchas veces “la creatividad y las ganas de trabajar” ayudan a alcanzar los objetivos. Domínguez Blancas, señaló incluso a las herramientas de Windows Live como Skydrive, como opciones que pueden ayudar, siendo su costo “sumamente inferior a una gran implementación”, por su puesto reconociendo algunas grandes desventajas como la seguridad, “sin embargo las herramientas de colaboración pueden ser muchas incluso una hoja de papel y el interés de varias personas por crear un documento”. En opinión de los CIOs, las herramientas de colaboración definitivamente están comenzando a posicionarse entre las empresas y pronto serán comunes en TI.

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