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Donde la historia y la TI convergen

Una de las instituciones que llena a México de orgullo es el INAH (Instituto Nacional de Antropología e Historia), no sólo por su acervo histórico y la riqueza de sus investigaciones, sino porque a lo largo de varias décadas ha podido integrarse a un mundo cambiante, globalizado y tecnológico. Dado que en el INAH es uno de los Institutos más grandes de México, con 48 oficinas sólo en el área metropolitana más 61 en la República Mexicana, incluyendo oficinas y museos locales, de los cuales, según explicó Francisco Javier Palmerin Romero, director de Procesos y Servicios Informáticos del INAH, no se habían integrado en un sólo plan de TI hasta su llegada en abril de 2007, por lo que su tarea principal al frente del área consistió en la creación de sistemas integrados. Destacó la participación en este proyecto de su equipo de colaboradores, a quienes les dejó la tarea adicional de fomentar en todo el Instituto una “cultura informática”, para que los usuarios se dieran cuenta de la necesidad de la TI en su trabajo diario. “La implantación de una cultura informática formó parte de un plan estratégico de TI que consistió primeramente en la recopilación de información por parte de los usuarios, que después se utilizará para la construcción de sistemas desde sus bases mismas que no habían estado sólidas en INAH, y que habían ocasionado muchos silos de información”. Retos históricos El primer reto de Francisco Palmerin consistió en la integración de todo un universo tecnológico, que incluyó desde equipo de cómputo variado dentro de una misma oficina hasta dispositivos de mano, lo anterior debido a las diferentes actividades de las personas que colaboran con el INAH, por ejemplo para los investigadores de campo tenían que contar con equipos portátiles que luego ocupaban un lugar en la oficina, dejando una diversaidad mayor de modelos, por otro lado también había redes diferentes con aplicaciones que estaban orientadas a la misma función en plataformas distintas, sin embargo el mayor obstáculo fue “la resistencia al cambio que todos tenemos”, misma que poco a poco fue aminorando. El segundo paso consistió en dar capacitaciones según las necesidades y actividades del usuario, de tal manera que se habilitó a las personas para que mejoraran su trabajo usando la tecnología, “lo más importante es enseñar a hacer una base de datos a quien necesite hacer bases de datos, a quien use información y trabaje con Excel hay que enseñarle a hacer filtros no todo el Excel por completo”. Una vez que el usuario se dio cuenta que los procesos de trabajo que realizaba los podía eficientar por medio del uso de la TI, el propio usuario es quien comenzó a “pedir” la estructura de las aplicaciones y procesos tecnológicos que le ayudaran más en sus actividades cotidianas, “integramos al plan de TI al propio usuario por medio de encuestas de conocimiento del trabajo que realizan, de esta manera, pude encaminar a las personas a utilizar la tecnología pero alineada a su trabajo”. Francisco Palmerin precisó que “el planteamiento de alineación partió de darse cuenta que las personas y alcances del INAH no se estaban aprovechando, de tal manera que los ingresos por ejemplo del boletaje de los centro de culturales INAH tienen la oportunidad de un mejor aprovechamiento del talento de las personas como de lo que sí tiene el instituto pero sobretodo evitar la redundancia en los servicios. Luego de este primer paso, se dio pie a la implementación de nuevos sistemas “hoy estamos estrenando nuestro sistema de boletaje electrónico en el castillo Chapultepec y que se implementará después en el museo de Antropología”. Dicho proyecto, según Francisco Palmerin ya se tenía implementado pero no de manera electrónica y ayudará a la creación de una base de datos centralizada con información mas precisa de las personas que visitan los museos, ya que existe una diversidad muy grande de gente que los visita y que van desde los extranjeros a investigadores, estudiantes y público en general. “La implementación nos ayuda a obtener información mas presisa de cómo estamos en cuestiones de servicios al público, y paulatinamente estos módulos se integrarán a los sistemas de información de indicadores de el INAH”. Asimismo, también cuenta con un sistema de proyectos, “que es el sistema donde todos los investigadores vierten sus investigaciones y avances”. Dicho sistema de proyectos es creación del propio INAH y alberga la infamación de 1,498 usuarios, quienes describen sus proyectos y reciben la información de respuesta como el presupuesto asignados a los mismos. Todo esto está soportado en una base de datos Oracle, sobre servidores HP en un datacenter local con nivel de cableado número 6 que está preparado para VoIP a fin de aminorar el gasto de telefonía y en algunos casos y para cuestiones ejecutivas con conferencias de dos vías de video, pero que como todo proceso, se sustentará en las necesidades y el cambio de cultura hacia la tecnología. Al día de hoy, uno de los principales logros de Francisco Palmerin se resume en “impedir que se dupliquen ejercicios”. Mientras que en los planes de la operación de TI se tiene contemplado que para el próximo año ya se tengan alineados y homologados la gran mayoría de los sistemas, hasta llegar a tener las mismas plataformas en cada uno de los Estados de la República y oficinas del área metropolitana. Este proyecto abarca la “administración” que en el primer ejercicio incluye la interconexión de todas las oficinas “Lan to Lan”, ya que hasta la fecha las bases de datos no están integradas al 100% “Las oficnas en México debe estar integrado en una sola red, ese es el plan, estamos revisando todas las oferta que ofrecen los proveedores”. Francisco Palmerin además señaló que a pesar de que existen en el INAH muchos desarrollos propios y de Open Source, la dirección de TI no está casado con ningún tipo de tecnología, “por lo que si encontramos una solución a la medida la implementaremos con el fin de lograr otros proyectos exitosos”, concluyó.