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ILM: una alternativa accesible para un negocio más

Un niño metió la mano en un recipiente lleno de dulces y tomó los más que pudo, pero cuando trató de sacar la mano, el cuello del recipiente no le permitió hacerlo. Como tampoco quería perder aquellos dulces, lloraba amargamente su desilusión. Un amigo que estaba cerca le dijo: – Confórmate solamente con la mitad y podrás sacar la mano con los dulces. ¿Cuántas veces no pasa que toda la información (así, “toda”) es considerada de vital importancia y cuando se saturan los discos de un servidor nos resulta muy difícil liberar ese espacio necesario? Cuantificar el costo económico que supone volver a poner todo un sistema informático en marcha es relativamente sencillo; la dificultad estriba en calcular el valor de la información contenida en ese sistema. En muchos casos, el valor de esa información es incalculable y su pérdida podría suponer la desaparición de la compañía que ha perdido la información. Esto tampoco quiere decir que tener todo “siempre en línea” sea recomendable o posible, ya sea para una auditoría o para recuperar el respaldo de cierta información que borró accidentalmente un gerente, tal como la fábula del ejemplo anterior: … no es posible guardarlo todo. Es imposible conservarlo todo… como es imposible comprarlo todo … nunca se debe tratar de abarcar más de lo debido, pues frenarías incluso el crecimiento de la empresa y eso mismo es un riesgo que las empresas mexicanas no se deben permitir. No se necesita comprar todo o tener mucho dinero para tener una estructura eficiente de almacenamiento y recuperación de datos. Si se planea bien, con poco se puede hacer mucho. Toda la información, en una red o sistema, tiene un ciclo de vida específico, desde el momento en que la información entra al sistema de la organización al momento en que es archivada para ser removida del mismo. La información entonces es parte de un ciclo de vida finito -donde los datos son eventualmente borrados de la red de almacenamiento cuando esta información ha caducado o ya no es requerida-, o en un ciclo de vida infinito, si la información es considerada de valor para la organización que la retiene. Cuando el entorno de trabajo es sencillo (una máquina, una impresora y un escáner, por ejemplo), basta con conectar estos componentes. Pero cuando hay muchos usuarios -cada uno con su PC- que quieren usar el mismo dispositivo o el mismo recurso (pudiendo ser un dato específico tal vez de contabilidad) a la vez, la cosa se complica. Es necesario conectar en red todo de manera que los usuarios tengan acceso a los dispositivos de hardware, a la Web y a la información o los datos de la empresa. El valor que una administración inteligente de esta información genera es una estrategia para alinear su infraestructura de TI con las necesidades de su negocio, basándose en el valor cambiante de la información. Mediante ILM, el propósito es obtener el máximo valor de su información, con el TCO (Costo Total de Propiedad, por sus siglas en inglés) más bajo, en cada etapa de su ciclo de vida. Los grandes proveedores de almacenamiento cuentan ya con una estrategia de ILM; todos ellos coinciden en que la Administración del Ciclo de Vida de la Información (ILM, Information Lifecycle Management) es la creación y administración de una infraestructura de almacenamiento además de vigilancia en el cumplimiento de la operación de una política de administración de la información que allí reside. Cualquier empresa genera una gran cantidad de datos fundamentales que se deben guardar en un lugar seguro; es decir, se deben almacenar en puntos a los que se pueda obtener acceso y de donde se puedan recuperar con facilidad. En el mundo de los negocios, nadie sabe qué puede pasar. Nadie está a salvo de cortes de la alimentación eléctrica, incendios, robos, inundaciones o daños por accidente. Si no se hacen copias de seguridad de la información o de los datos cruciales, el resultado es devastador. Su recuperación puede acarrear un enorme costo. Evaluando su valor: clasificación de la información La clasificación de la información debe ser el primer paso que toda empresa debe realizar, aún antes de buscar ayuda profesional para hacer más eficiente el acceso a su información mediante la metodología de ILM. Hay que asignar todo el conjunto de datos de su información a grupos definidos con atributos específicos desde los que esta pueda ser comparada, valorada, administrada, retenida, y protegida. Agrupar ese conjunto de datos es realizado por múltiples causas: Seguridad, Business Intelligence, y Content Management cuentan como razones para hacerlo, y, dentro del contexto de ILM, las razones como Compliance, Business Continuity / Disaster Recovery, Disponibilidad, y almacenamiento en capas requieren cierto nivel de clasificación de la información. Clasificar el valor de la información a través de su ciclo de vida no debe de tomarse a la ligera, en parte, es el dominio tradicional de archivistas y bibliotecarios, además de que la clasificación de la información puede ser lograda a través de múltiples técnicas: Bayesian, redes neuronales, árboles de decisión y otras. El proceso de clasificar la información consta de múltiples etapas, y cada una debe ser construida bajo un modelo de condiciones “if–then” (“si–entonces”). La guía esencial que IDC recomienda para que las empresas puedan asignar correctamente el valor a su información esta conformada de las siguientes preguntas: 1. ¿Cuál es el tiempo de vida predecible de la información? 2. ¿Cuáles son las cargas de trabajo que necesitan ser protegidas? 3. ¿Qué tanto disminuye el valor de la información con el paso del tiempo? 4. ¿Cuánto tiempo transcurre para que se dé este cambio de valor en la información? 5. ¿Cuáles son los requerimientos de disponibilidad de cargas de trabajo específicas? 6. Basándose en las respuestas anteriores… ¿En qué orden debe ser recuperada la información y para qué usuarios/cargas de trabajo? 7. ¿Cuáles son las restricciones gubernamentales que impactan (o no) el tiempo de vida de la información? 8. ¿Cuáles son las políticas corporativas o de corporate governance que aplican en su industria y cómo impactan en su información? 9. ¿Cuáles son los proceso internos u externos y las aplicaciones que accesan la información? 10.En caso de duda en algún punto anterior, consulte a los profesionales. Finalmente, en IDC hemos observado que del 2004 al 2005 en el mercado latinoamericano ha habido una transición dentro de las empresas cambiando la prioridad de su inversión en soluciones de almacenamiento y se está comenzando a invertir más en los servicios y el software de almacenamiento. Tal vez ha llegado para su empresa el momento de acercarse a su proveedor y comenzar a ahorrar costos de operación por el mantenimiento de su más valiosa posesión: su información.