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SARE, TI en una inmobiliaria de cinco estrellas

Para este efecto se concibió un gran “Proyecto de transformación del negocio”, en el cual se definió un Proyecto Integral de Tecnología que consistió en la ampliación de la infraestructura existente, así como la adquisición de soluciones y/o aplicaciones que permitieran automatizar aún más al negocio, proceso que comenzó desde hace varios años. Una de las empresas más notables en el negocio de inmobiliarias es la mexicana SARE, quien con más de 38 años de operación se ha convertido en una de las más importantes en nuestro país, con presencia en el sector de vivienda de lujo y media residencial y desde hace aproximadamente ocho años con operación significante en el sector de vivienda de interés social. Federico Sánchez Porras, director de Sistemas de SARE, nos platicó en entrevista exclusiva para Infoworld/CIO cómo es que se han aprovechado las TI para ser más productivos en un negocio que ya de por sí es exitoso. Para este efecto se concibió un gran “Proyecto de transformación del negocio”, en el cual se definió un Proyecto Integral de Tecnología que consistió en la ampliación de la infraestructura existente, así como la adquisición de soluciones y/o aplicaciones que permitieran automatizar aún más al negocio, proceso que comenzó desde hace varios años. “El área de TI se convirtió en un área estratégica dentro de la compañía y pues gracias a que nuestro director general Dionisio Sánchez Carbajal es el principal propulsor de la innovación y uso de tecnología de punta en SARE, ha estimulado el uso de TI como habilitador para el negocio liderando gran parte de nuestros trabajos de reingeniería y alineación de procesos. Hoy esta convencido que el apoyo y los cambios en estos temas son fundamentales para transformar el negocio”. Y con esta idea en mente, es que se comenzaron grandes proyectos, de los cuales destacó la implementación de un ERP que ayuda a soportar la operación, “hasta hace poco estábamos trabajando con desarrollos in house, pero conforme tuvimos un mayor crecimiento de éste y la empresa se integró a la Bolsa Mexicana de Valores (BMV), al índice de precios y cotizaciones en octubre del 2003, y al cumplimiento del Código de Mejores prácticas administrativas de BMV y la CNBV (Comisión Nacional Bancaria y de Valores), fueron necesarias implementaciones más robustas en TI que incluyeron la participación de varios proveedores”. Indicó que para SARE en LINE@ se compró el ERP mas robustos de la industria: SAP con la pre configuración ProBAU de ProSAP, “En SARE, la logística natural del negocio la vuele una compañía compleja en temas de Tecnología ya que la información que corre sobre este ERP debe incorporarse desde puntos lejanos de la República Mexicana, en muchos casos ubicados en lugares donde es difícil tener cualquier servicio de comunicación”. De esta manera, en los propios desarrollos donde se están construyendo las casas o edificios se está captando la información e integrando al ERP, esto con la finalidad de que todos los implicados en los procesos de la empresa cuenten con la información necesaria para el mejor desempeño de su trabajo. “En ocasiones hacemos desarrollos de viviendas donde somos los primeros en llegar y no hay ningún tipo de servicios y es ahí donde está el flujo operativo del día a día, en cada uno de nuestros desarrollos inmobiliarios tenemos necesidades de control y flujo de inventarios, operaciones de nuestro proceso de construcción y la parte inicial de nuestro proceso de ventas, esto hace indispensable la habilitación de medios de comunicación”. Por otro lado, la dirección de Tecnologías de Información decidió hacer la implementación de SAP dando solución a las necesidades operativas de todos los procesos de negocio de la compañía, haciendo así de SARE en LINE@ la solución mas robusta del sector inmobiliario del mercado. Sánchez destacó que este sistema hoy es utilizado por más de 300 empleados con integrantes de cada uno de los departamentos operativos y estratégicos de SARE, además cuenta con más de 250 usuarios en los sistemas CRM y 3D. Todos integrados en una base de datos, única fuente de información para la toma de decisiones de SARE. Las comunicaciones Para lograr lo anterior, sin duda la parte de comunicaciones ha sido el complemento ideal para que la información se tenga en tiempo y forma, y aquí “la participación de los proveedores fue clave para el proyecto de transformación en el cual se implementó una red MPLS con Alestra AT&T, redes con equipo WAN y LAN y telefonía Avaya, de esta manera la comunicación de voz sobre IP ayudó a tener información desde el lugar del desarrollo inmobiliario”. ¿Y por qué pensaron en que la tecnología IP era la solución ideal para este proceso? A lo que el directivo contestó: “a través de la tecnología IP podíamos llegar con un enlace satelital de Internet o con un Infinitum, para lo cual abríamos los dos canales que necesitábamos tener. De igual manera, transformamos nuestra red LAN con equipos de 3Com y nuestra WAN la tenemos con Cisco, claro todo esto con sus correspondientes sistemas de seguridad apoyados por tecnología de Trend Micro y Tipping Point”. Añadió que “La tecnología en condiciones tan precarias es como la practica de un deporte extremo, trabajando con gran intensidad y respetando una decisión estratégica integral pudimos concretar la parte de infraestructura que había comenzado desde el 2005, para terminar en mayo del 2007 y en constante evolución”. La ayuda On Line La parte On Line ofrece para SARE grandes ventajas, Federico Sánchez explicó cómo han innovado en este sentido con el desarrollo de una aplicación in house que les permitirán a la fuerza de ventas presentar las opciones de casa-habitación en un recorrido virtual que se presenta a los clientes directamente en el lugar del desarrollo. “Este es un sistema que ya utiliza GIS (Sistema de Identificación Geográfica) y lo que hacemos es montar un mapa con esquemas ‘Tipo’ de las torres o de los desarrollos inmobiliarios que tenemos y mostrarlos al cliente”. Cabe mencionar que este sistema tiene una interface directa con SAP y así la fuerza de ventas, Call Center y atención a clientes puede dar mayor información de dicho desarrollo y de la situación actual de cualquiera de sus operaciones de ventas. “Nuestro reto es apoyar para que la fuerza de ventas haga uso de toda la información posible en su contacto con nuestros clientes, cerrar nuestras ventas en el lugar mismo de contacto y así continuar en esta tendencia de crecimiento de SARE”. Sánchez agregó que esta aplicación en 3D está montada sobre una Intranet, y que además de funcionar como un “Show Room” también hace la tarea de un CRM, ya que las ventas y la captación de cartera de clientes se hacen desde el mismo desarrollo, por lo cual es importante tener la herramienta On Line, y por supuesto, “la espectacularidad que tiene poder ver el desarrollo terminado con plantillas gráficas”. En otra de las implementaciones que complementan el proyecto de modernización en Internet es un sistema de gestión para tener comunicación con proveedores, es decir una Extranet, y que les brinda la oportunidad de hacer operaciones tales como pagos diversos, sellos, facturas, “además nos brinda la oportunidad de subir la licitación en el portal y nosotros les hacemos la notificación sobre fechas de vencimientos y pagos”. Precisó que estos proyectos deben tener una cierta flexibilidad, pues obedece a que las negociaciones son distintas con cada uno los clientes y proveedores, no obstante lo que sí es un hecho es que “este sistema de gestión hace más sencilla la integración de información en un Business Intelligence que se incorporará posteriormente a los sistemas de SARE”. Sánchez comentó que más allá de cualquier implementación, el BI representa sin duda un desafío mayor para SARE, “el reto es hacer que la dirección general tome decisiones en 10 minutos y no en horas, a través de ‘termómetros’ que les indiquen de forma inmediata el estatus de la venta o avances de todos nuestros desarrollo inmobiliarios, por mencionar algunos”. Adelantó que este proyecto de BI estará montado sobre Internet, y se espera tener los mejores resultados en cuanto al ahorro de tiempo y portabilidad de la información. Por lo anterior, Federico Sánchez señaló que la transformación de Tecnologías de la Información en SARE es un hecho tangible para lograr cada vez más “la eficiencia de la operación del negocio, pues gracias a que contamos con una infraestructura sólida, sabemos que la TI puede atraernos más y mejores oportunidades de negocio”, concluyó.