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SharePoint 2007

2005. Un buen año en el que vivíamos con ciertas ilusiones. Microsoft filtró que Office 2007 iba a tener “un componente de servidor”. Tonto periodista de tecnología, asumí que esto significaba “un servidor”. Pero Microsoft no estaba construyendo un solitario servidor Office. Ellos estaban construyendo una gran fiesta de servidores: cinco servidores Office. Aquí revisamos el MOSS (Microsoft Office SharePoint Server 2007) no solo por su riqueza de funciones, sino porque también actúa como el concentrador central de los otros nuevos servidores de Microsoft. Llamar al MOSS una herramienta de colaboración con una interfaz de Office es la nueva definición de la simplificación extrema. MOSS es a la vez una plataforma de colaboración, una plataforma de desarrollo de aplicaciones, un motor de flujo de trabajo de cosecha propia, y una herramienta de inteligencia de negocios. Instalación MOSS viene en versiones Standard y Enterprise. En un movimiento de fijación de precios ligeramente sucio, estas dos plataformas no están separadas, con acumulativas. Para comprar las licencias de acceso para clientes (CAL), primero necesita una CAL Standard para cada usuario. Esto puede ser una serio problema que recae directamente sobre las ganancias por parte de Microsoft, pero las dos plataformas son lo suficientemente diferentes como para que la mayoría de los clientes tomen en serio la versión Enterprise. Mientas que la Standard lleva la seguridad básica SharePoint y herramientas de colaboración y administración de contenido, solo la Enterprise tiene las extensiones de búsqueda avanzada Business Data Catalog, las herramientas de flujo de trabajo para empresas, y las extensiones de procesamiento de formas electrónicas (puede descargar una licencia de evaluación de MOSS del sitio Web de Microsoft). La complejidad de SharePoint no está en la instalación, sino en la profundidad de sus características. Sólo hay que fijarse en dos cosas. Primero, asegúrese de que el servidor tenga pre-instalado .Net Framework 3.0, acento en “pre-“, o sabrá lo que es frustración. El otro detalle es el proceso de cuenta de usuario de SharePoint. Durante la instalación, Microsoft recomienda firmarse en el servidor Windows usando una cuenta dedicada a SharePoint; una que es parte del grupo de administradores, pero no la cuenta del administrador principal del servidor. Esta cuenta inicial será la “dueña” de todos los sitios SharePoint en esta caja. Otros usuarios todavía podrán tener sus sitios particulares, pero piense en esta cuenta inicial como la cuenta maestra de toda la colección de sitios. Recordará que la versión 2003 de SharePoint Portal Server se refiere a las diferentes páginas de los usuarios como “áreas”, lo que aparentemente causó demasiados dolores de cabeza en ambos lados de la puerta de la oficina de TI, de modo que bajo el nuevo MOSS se les llama “sitios”. Esto tiene más sentido para los expertos, aunque a los usuarios probablemente les de igual. Para ellos, los sitios tienden a mostrarse como etiquetas en la interfaz de usuario de MOSS, igual que en aplicaciones como Office 2007. De hecho, la mayoría de la interfaz de SharePoint 2007 ha sido específicamente diseñada para parecerse lo más posible a Office 2007 y otras aplicaciones de Windows. Lo malo aquí es que se verá forzado a usar el SharePoint Designer, que tiene las plantillas de Interfaz de Usuario necesarias para mantener esa apariencia y comportamiento. En caso de que se lo haya perdido, SharePoint Designer es la mitad de aquello en lo que Microsoft FrontPage se transformó cuando murió y renació con la etiqueta de Expressions. Designer se parece a una herramienta de diseño Web, pero específicamente para los usuarios de SharePoint, y aunque probablemente sea posible construir páginas SharePoint usando herramientas estándar de diseño Web, estas sólo tendrían una funcionalidad básica. Sólo Designer permitirá acceso fácil a las principales funciones de SharePoint, especialmente las herramientas de comunicación, colaboración y flujo de trabajo. Y el “fácil acceso” es crítico para las ventas de SharePoint; los desarrolladores tienen mucha tela de dónde cortar alrededor de SharePoint, pero la mayoría de las funciones estándar, incluyendo la personalización del sitio, necesitan ser modificables para los usuarios no expertos en TI. De modo que los administradores que se acercan a SharePoint necesitaran tomar en cuenta los costos de las licencias Designer. Lo bueno es que realmente facilita la vida a los usuarios finales, especialmente los que conocen Office. Personalizar el máximo nivel de un sitio no es difícil, pero no puede olvidar usar el botón Site Actions y seguirle la pista a Gente y Grupos. Aquí añade los usuarios para ese nivel así como los usuarios miembros de este servidor MOSS. Microsoft incluyó una opción para añadir a todos los usuarios autenticados, la cual importa automáticamente a cada usuario que ya forme parte del dominio del servidor SharePoint. Los usuarios ahora pueden crear sus propios sitios de trabajo debajo de este nivel superior. Cada sitio tiene su propia plantilla o machote y puede asignar sus propios usuarios con permisos específicos para ese sitio. Las herramientas de creación tienen opciones fáciles para encontrar a los usuarios que busca, transformándolos en grupos, y asignarles los permisos deseados. Lo usuarios finales también tienen un nivel superior de su sitio, llamado MySite. Se genera automáticamente cuando un usuario accede al portal por defecto del sitio, es autenticado, y entonces oprime el botón MySite. MySite tiene un número de herramientas, pero su propósito es resumir todos los sitios del equipo MOSS tal que pertenece el usuario. La pieza más básica de la funcionalidad del sitio es la Document Library. Puede construir una biblioteca de documentos para un sitio particular picando en Site Actions > Create > Document Library. Asimismo, podrá abrir documentos específicos en Outlook. Eso significa que su equipo puede colaborar en un documento específico usando SharePoint y Connect to Outlook. Esto le permitirá asignar cuáles usuarios (sean parte del equipo o no) podrán ver este documento en sus interfaces Outlook bajo la etiqueta Downloaded Documents. Una adición realmente atractiva de MOSS 2007 son los nuevos Excel Services. Las hojas de cálculo de Excel pueden ser publicadas en el sitio SharePoint, y entonces los miembros del equipo pueden añadir o modificar su contenido si cuentan con los permisos. Diferentes hojas de cálculo pueden compartir celdas y contenido auto-actualizable basado en versiones. Tal vez lo mejor de esta prueba fue la capacidad de construir una consola de información basada en los datos de una o varias hojas de cálculo. Al oprimir el botón Create Dashboard, los usuarios pueden seleccionar información de Excel específica y ver esa información representada en Excel Web Access. Pueden modificar esa vista para sus particulares necesidades y la información será actualizada automáticamente a medida que cambien las hojas subyacentes. Además de ser útil para usuarios empresariales, también puede ser grandioso para que las PyMEs construyan sus propias consolas de negocios, sin invertir en costoso software tipo ERP. RSS es otro favorito de SharePoint, que puede tomar múltiples formas. Puede permitir a los usuarios el acceso a alimentación de datos de RSS internos o externos desde dentro de un sitio de un equipo SharePoint gracias al visor RSS integrado en MOSS, o puede abrir esto en Outlook y simplemente asignar nueva alimentación de datos RSS a usuarios con base en su membresía y permisos del equipo SharePoint. Inquietudes y consideraciones Establecer las funciones de SharePoint es algo descomunal, lo cual trae algunas inquietudes. Por ejemplo, mencioné algunos beneficios que tendrán las PyMEs por SharePoint, pero los clientes con portafolio de hardware limitado necesitarán pensar cuidadosamente sobre sus implementaciones de MOSS. Procesar sus propios permisos, mantenimiento de docenas, probablemente de cientos de bibliotecas de documentos compartidos, administrar contenido dinámico, e incluso efectuar cálculos de usuario final del lado del servidor es bastante quehacer para cualquier servidor. Otra consideración podría ser la “gran sobrecarga de tiempo”. Multiplica eso por cientos o miles de usuarios y grupos y planear la ubicación del hardware de tu instalación de SharePoint se convertirá rápidamente en algo capital. Otra preocupación, especialmente para las grandes empresas, es el soporte en TI. Microsoft ha dado grandes pasos para hacer de la creación de sitios con SharePoint algo que el ejecutivo promedio puede entender y completar solo. Eso es muy bueno para la construcción de equipos dinámicos. Pero también significa que el personal de TI puede ser llamado para dar soporte a sitios que ni sabe que existen. Afortunadamente, Microsoft tiene buena información sobre el manejo de SharePoint en su biblioteca TechNet y MOSS tiene también buenas herramientas de administración. Pero los administradores que apenas comienzan a usar MOSS pueden hacer bien en limitar a sus usuarios al principio. Esto incluye no solo el número de sitios que un usuario puede crear, sino también el número de los que sitios a los que puede pertenecer, los tipos de funciones específicas los tipos de usuarios que pueden poner en sus sitios y los tipos de categorías de funciones que permitirás que trabajen con Office. Mi última preocupación es respecto a las grandes empresas, aquellas para las cuales Microsoft dice que diseñó el producto: el precio. SharePoint no es barato. Con todo ese desempeño, es muy probable que vaya a necesitar múltiples servidores: eso significa unos cinco, sin contar el hardware ni Windows. Entonces las licencias por cliente son acumulativas. Necesitará comprar una CAL estándar y entonces una CAL Enterprise encima si está en el juego de funciones Enterprise. Esto es un total de $169 dólares por escritorio, sin mencionar que Office SharePoint Server es un poco insistente en tener Microsoft Office en esos escritorios, también, y no la versión Small Business. Las capacidades y funciones que obtiene con SharePoint pueden ciertamente hacer esta inversión útil, pero puede salirse del presupuesto. Recuerde, SharePoint es un vasto buffet estilo Las Vegas en funciones de colaboración ciertamente útiles (y potencialmente peligrosas). Esto es lo que da miedo. Pero Microsoft ha hecho un trabajo decente al permitir a los administradores limitar el acceso a estas funciones, lo que significa que puede dárselas cuando estés listo en lugar de tener el caos desde el principio. Oliver Rist