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Xerox Docushare 4.0.1

El viejo adagio de “mantenlo simple” se pierde a veces con los productos empresariales de manejo de documentos, que suelen incluir funciones no centrales, encareciendo los productos y haciéndolos difíciles de implementar y usar. Sin embargo, hay esperanza: el Xerox DocuShare 4.0.1 abraza la simplicidad y sigue entregando una sólida administración de archivos y documentos. DocuShare está entre los administradores de contenido empresariales más rentables. Su capacidad de administración de documentos, sus herramientas de colaboración, y su distribución electrónica se ajustan bien a los negocios que tengan un manejo de documentos intensivo. Xerox DocuShare 4.0.1 incluye colaboración y personalización de documentos, flujo de trabajo, motor de búsqueda K2D de Verity, una base de datos incorporada, herramientas de procesamiento de imágenes, y mucha escalabilidad. Contribuyendo con un bajo costo total de propiedad (TCO), DocuShare se ejecuta en Windows Server 2000 o 2003, Solaris o Linux, y (opcionalmente) funciona con bases de datos Oracle o Microsoft SQL Server. Para necesidades especiales, como escaneo de grandes volúmenes de documentos, la solución puede crecer a través de módulos e integradores para aplicaciones de terceros. Funciona bien como un administrador básico de documentos, mientras las herramientas de colaboración ayudan a los grupos de trabajo a actualizar y seguir artículos específicos. También maneja distribución electrónica de contenido; los destinatarios son notificados cuando el contenido está listo y lo descargan de un sitio seguro. Lo instalé en mi servidor Windows en casi una hora. Sólo necesita de un navegador Web, a pesar de que son posibles muchas interfaces de usuario final. Para clientes Windows y Mac OS X, WebDAV Web Folders te deja acceder a DocuShare desde aplicaciones de escritorio; también hay un cliente Windows que agrega acceso a DocuShare utilizando Windows Explorer. La versión 4.0.1 introduce una vista de portal Web –Mi DocuShare– que configuré rápidamente con objetos favoritos, colecciones de documentos personales, calendarios, listas de tareas de enrutamiento pendientes de completar, y mi historial de navegación. La navegación es sencilla; las colecciones (carpetas) muestran el contenido de la jerarquía deseada en su organización, y usted simplemente hace clik para localizar los archivos que necesite. Alternativamente, las mejoras en la búsqueda en Verity K2D incluyen nuevos menús para búsquedas rápidas de palabras y una rediseñada búsqueda avanzada de páginas. Cuando se localiza un documento, los iconos de edición asociados dejan ver sus propiedades, revisar el archivo, o enrutarlo para aprobación. Me gustó el nuevo Routing Slip, el cual me dejó crear flujos de trabajo de varios pasos sin tener que programar. Las páginas de la interface principal ofrecen rápido acceso a otras funciones, incluyendo historial de versiones y permisos. Para añadir contenido a las colecciones, navegué a la carpeta deseada y –usando un menú de agregar– actualicé los documentos, creé un foro de discusión, y especifiqué ligas a páginas Web externas. La única tarea que puede requerir un poco de experiencia es crear un “espacio de equipo”, que está basado en un módulo llamado DocuShare Interact. Personalizar plantillas para una sala de reuniones de equipo funcional requiere de algunas habilidades de HTML y programación. Las colecciones aparecen dentro de Outlook como carpetas de correo regular, así que no tuve que cambiarme a otra aplicación. Además, el cliente Outlook de DocuShare soporta reglas de correo, así que los archivos que recibes como adjuntos en correos electrónicos pueden ser enrutados automáticamente a DocuShare de acuerdo al criterio que establezca. También puede enviar contenido a través del agente opcional de correo electrónico de DocuShare. Muy parecido a un wiki (página de Internet parecida a un boletín electrónico donde los usuarios pueden añadir enlaces interesantes o comentarios sobre un tema específico), donde las personas pueden enviar por e-mail documentos directamente al servidor DocuShare. Asimismo, los documentos en papel pueden ser escaneados para enviar su contenido directamente al DocuShare con el software incluido de ScanSoft, PaperPort. Arrastra un documento PaperPort al icono de escritorio DocuShare y aparece un cuadro de diálogo; llene los datos requeridos, y listo. La versión 4.0.1 brinda una imagen unificada de los documentos. Hay seguridad granular de éstos hasta versiones específicas, que son fácilmente enrutadas usando flujos de trabajo de varios pasos. Las herramientas de colaboración ayudan a los flujos de trabajo actualizados. Con esta escalabilidad e interoperabilidad, Xerox presenta un sistema de Administración de Contenido Empresarial (ECM) muy competitivo.