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Digitalización de documentos, obligatoria desde 2017, ¿está preparado?

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Ante la entrada en vigor de la Ley General de Archivos y Ley de Transparencia -la cual obliga a todas las entidades públicas del país a preservar en formato digital su documentación más relevante a partir del año 2017-, se prevé un aumento significativo en esta actividad.

Este anuncio ha dado pie a diferentes alianzas de negocios, entre ellas la ocurrida entre la mayorista CSXmx México y ScanData, con el propósito de impulsar la rápida digitalización de documentos de empresas e instituciones de todo México.

El director general de ScanData, Jair Navarrete, indicó que “estamos frente a un momento excepcional en la historia, en el que después de siglos de mantener nuestra información más valiosa, guardada en papel, la estaremos migrando por primera vez en su totalidad y para siempre a archivos digitales, lo cual supone un enorme reto en términos tecnológicos y generacionales, pero de igual manera, una vasta oportunidad de negocio con un mercado nacional de grandes proporciones y en crecimiento, que dará mucho trabajo por varios años adelante”, dijo el empresario.

Indicó que datos no oficiales ubican hasta en US5 millones de dólares los beneficios que podría ofrecer esta actividad en 2017, la cual dijo, comenzará a tomar dinamismo a partir de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos y la Ley de Transparencia, no obstante adquiriría un mayor crecimiento, al hacerse mandatoria la preservación de la data en formatos digitales como sucederá en breve.

 

Oferta de ScanData para acelerar el proceso de digitalización

Según indicó ScanData, si bien la digitalización deberá llegar a todos los sectores y empresas del país, existen ciertas verticales que demandan una mayor aceleración  de este proceso, tales como Banca, Financiero, Educación, Salud, Pyme y Seguridad, donde la necesidad de gestión documental, serán definitivas y permanentes.

Para el mayorista CSXmx México, ScanData constituye una apuesta que le da valor a su división de Almacenamiento en Red (apoyada en QNAP, la marca fabricante de dispositivos NAS); y por otra parte es el momento ideal para tomar ventaja de una oportunidad de negocio que por razones de cumplimiento de ordenamientos legales, habrá de requerirse de forma masiva a partir del año entrante.

ScanData incluye para el canal de distribución e implementación de su oferta completa de hardware profesional para digitalización; así como de una canasta de distintas soluciones de software de gestión documental desarrollados por la empresa misma; a lo que hay que añadir la consultoría y proveeduría de servicios de digitalización de archivos físicos.

Jair Navarrete destacó de entre su portafolio, a “ClickData” –su software gestor de documentos-, el cual explicó, es especialmente adaptable a las necesidades de la empresa, por lo que comparado con productos desarrollados en el extranjero, obtiene un desempeño y rendimiento superiores a éstos, a la vez que no es agresivo en el tema presupuestal, ya que al cobrarse en pesos, queda fuera del actual tema de especulación cambiaria.

En cuanto a los precios de los productos, los ejecutivos afirmaron que serán muy competitivos en relación a lo que ofrece la industria; además de indicar que los márgenes de utilidad para los partners que decidan comercializarlos, son superiores al 20% promedio, en todos los casos.

El negocio de la digitalización de datos es mucho más que escanear hojas de papel, pues muchas cosas están en juego durante este proceso, desde la captura de las imágenes documentales, hasta la clasificación adecuada de la información, por lo que no se puede confiar este trabajo más que a un experto en el tema.

Por esa misma razón será imprescindible contar con especialistas que faciliten la transición de papel a un formato digital, con soluciones de bajo costo y que cumplan con las leyes vigentes. “La digitalización es la puerta a la transparencia y al mismo tiempo el acceso a un negocio rentable para los canales de distribución de CSXmx, los cuales queremos llevar al generoso mercado nacional”, resaltó el ejecutivo.

Fomentar la digitalización de documentos  en las organizaciones, se traduce en ahorro y sustentabilidad al mismo tiempo, ya que con la ‘despapelización’ de los procesos administrativos, se disminuye el impacto al medio ambiente, lo cual constituye adicionalmente una poderosa razón para que las empresas, acudan a contratarles.

 

N. de P.