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Cómo el ERP puede agilizar el sistema fiscal

Los temas en materia fiscal se convierten en tabú cuando no pertenecen a los tópicos cotidianos de conversación y es muy frecuente que, seas una persona que declare impuestos o no, éste se vuelva un lenguaje digno de cualquier novela de Tolkien hablada en lengua élfica.

Debido a ello, sólo aquellos provenientes de los parajes de la contaduría, administración, finanzas, economía, banca, entre otros, son los privilegiados de entender de forma casi automática, la terminología fiscal, lo que sesga, muchísimo, la comprensión para los simples mortales. Es por ello que Intelisis nos explica el proceso y las partes que integran al sistema fiscal.

El sistema fiscal, es el conjunto de normas que hace referencia al cumplimiento del pago de contribuciones, mejor conocidos como impuestos. El SAT (Servicio de Administración Tributaria) es el encargado de verificar que esto se realice, y cataloga a los contribuyentes en dos tipos: personas físicas y personas morales.

Las personas físicas son aquellas que no trabajan en una empresa u organización, así como los artistas, los doctores particulares, los comerciantes independientes, los freelance, o sea, todos aquellos que expiden un recibo de honorarios o factura con sus datos.

Las personas morales son un conjunto de personas físicas, en una sociedad o compañía, y éstas declaran impuestos de forma diferente, pues sus obligaciones y derechos son distintas

Para determinar el correcto cálculo de impuestos, se emiten comprobantes de las ventas, las bien llamadas facturas, que sirven para justificar los gastos o egresos. Hoy en día, se emiten de forma digital, con el nombre de CDFI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) a través de una aplicación conocida como facturación electrónica, que puede ser enviada a un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) para que se valide y se certifique, con una especie de sello digital.

Las consecuencias de no pagar impuestos o equivocarse al hacerlo, son pagar una multa, embargos y en casos extremos detener la operación económica, razón por la que es importante llevar un control de esto.

En el caso de ser persona física lo ideal es que cuentes con un especialista en el rubro que te ayude a organizar esta información, justo porque Hacienda emite fechas en específico para el pago de los impuestos, y puede pasar, que se te olvide o no las tengas como se necesitan exponer.

“La correcta administración y control del pago de impuestos es fundamental para toda organización, por lo que en Intelisis estamos preparados para aquellos requerimientos que se emitan, brindando soluciones claras y transparentes a nuestros clientes dentro de sus procesos administrativos, las cuales en poco tiempo de instalación se encontrarán actualizados y cumpliendo con las normas fiscales de nuestro país”, comenta Jorge Jiménez, Gerente de Desarrollo de Negocio de Intelisis.

La parte administrativa del proceso fiscal es muy importante, pues la información debe de estar perfectamente documentada: cada nota, cada factura, cada recibo en orden, crearán un control en la entrada y salida de capital de las empresas, y que a través de soluciones como las que desarrolla Intelisis, logran que éstas, estén tranquilas, seguras y se vuelvan más competitivas.

En este respecto, Intelisis afirma contar con software con la funcionalidad de controlar estos procesos fiscales, que permiten a las personas morales registrar sus movimientos, con los que se compruebe ante al SAT, sus ingresos, egresos y el monto de sus impuestos.

 

N. de P.

Consultoría, clave en la gestión operativa de la empresa

Cuando la empresa está comenzando a tener éxito en las ventas, se puede perder de vista los problemas que se generan en otras áreas o bien, en aquellas buenas prácticas que te ayuden a mantener el buen ritmo y crecimiento de tus operaciones.

Algunas áreas que normalmente se descuidan son los inventarios, contabilidad, cobranza, costos, gastos entre otros; por lo que una de las mejores formas de controlar estos problemas administrativos es adquiriendo un sistema, sin embargo esto no lo es todo, la asesoría y el acompañamiento por expertos es de suma importancia para lograr el óptimo funcionamiento del sistema adquirido.

“Por lo regular la consultoría es poco valorada, ya que se piensa que es innecesaria o cara”, mencionó Israel Coto, director de Microsip en México.

Además el ejecutivo agregó que si se contrata un servicio de consultoría desde un principio puede facilitar el aprovechar al máximo la herramienta y obtener los resultados y controles esperados a través de una correcta implementación, evitando gastos y retrabajos posteriores.

Es importante que sepas los alcances del sistema administrativo que contrataste, hasta dónde puedes llegar y qué resultados obtendrás, además de conocer los procesos en la  implementación en los que un consultor debe apoyarte. Estos puntos deben considerar:

  • Análisis de la situación actual de la empresa, entre ello las problemáticas
  • Definir la metodología de operaciones, es decir cómo funcionará el sistema en las diferentes áreas
  • Instalación, configuración, importación de catálogos y diseños especiales
  • Capacitación al personal desde la operación hasta la gerencia, simulando todos los ciclos de la empresa y detectando los puntos de mejora
  • Importación de saldos iniciales y puesta en marcha con el apoyo del consultor
  • El seguimiento post venta, soporte técnico, crecimiento futuros y/o nuevas prácticas de nuestra empresa

Por otro lado, toma en cuenta las características que debe poseer un proveedor, las cuales indicarán que trabaja de manera correcta:

  • Debe ser una empresa establecida y profesional
  • Multidisciplinaria, es decir, enfocarse tanto en la implementación como en los procesos operativos de las diferentes áreas: contable, financiera, logística, distribución o comercial
  • Que sea capaz de prever diversos escenarios y de resolver problemas inesperados o cuestiones no previstas
  • Que se cumplan tiempos, formas y acuerdos establecidos
  • Entrega de un plan de trabajo con un cronograma bien establecido
  • Establecer indicadores para el cumplimiento del proyecto

Los sistemas administrativos son una herramienta de suma importancia en el control y flujo de la información, ya que contribuye al crecimiento ordenado, reducción de pérdidas y sobre todo a la toma de decisiones del rumbo de la empresa. Por lo tanto no importará el tamaño de la inversión en la adquisición de un sistema, la consultoría profesional será el diferencial entre el fracaso y el éxito en la automatización de tu empresa.

 

N. de P. Microsip

Cómo evitar los robos y fraudes empresariales con la nube

Es muy común que en México los empresarios convivan con el enemigo bajo su propio techo y que no lo sepan. En la actualidad las empresas pierden entre el 5 y 6% de sus ventas anuales por los crímenes financieros, fraudes y corrupción que cometen, en el 85% de los casos, sus mismos empleados, de acuerdo a las estadísticas de la asociación de examinadores de fraudes certificados (ACFE), la principal organización anti-fraude en el mundo, con cerca de 75,000 miembros en más de 150 países.

“Aunque ninguna empresa está exenta de sufrir algún tipo de robo o fraude, las Pymes son las más vulnerables porque en la mayoría de los casos carecen de controles  o sistemas que les permita a los empresarios tener el control absoluto de los cobros sus clientes, de los pagos a sus proveedores y de su inventario, explicó Ignacio Vizcaíno Tapia, creador del sistema empresarial Crescendo y Director General de CresCloud.

De acuerdo a los especialistas, estos son los casos más frecuentes de robo o abuso por parte de los empleados, y la manera en que los empresarios lo pueden evitar:

Departamento de compras:

Durante el proceso de compras puede llegar a presentarse colusión entre el comprador y el proveedor que afectan los intereses del negocio, ya sea el precio de la mercancía, las condiciones de pago o la necesidad real del inventario.

En este caso, el ERP (Enterprise Resource Planning) facilita la labor de compras de la empresa y garantiza que se tomen decisiones adecuadas para el negocio, ya que brinda la información referente a cuándo, cuánto y qué productos se tienen que comprar, para optimizar el inventario y evitar comprar de manera excedente.

Cabe destacar que existen sistemas ERP, como Crescendo, que proporcionan reportes de información referentes a “compras sospechosas” que permiten al empresario auditar si se compraron productos de manera excedente y/o con un precio que no cumple con los parámetros comunes.

Departamento de ventas:

En esta actividad, puede ocurrir que el cliente en complicidad con el empleado del negocio lleve a cabo una venta exorbitante a través de su crédito, para luego desaparecer sin pagar su deuda.

Para evitar este tipo de situaciones, los especialistas de CresCloud recomiendan contar con un sistema de información que proporcione “control de créditos”. El sistema Crescendo, por ejemplo, genera en automático líneas de créditos variables para cada cliente, y las aumenta o disminuye periódicamente, dependiendo de su comportamiento de pago.

En el área de ventas también llega a ocurrir que los empleados cambian la dirección de cierto cliente para cargarle una compra a su línea de crédito, sin su autorización, y entregar la mercancía a otra dirección. En estos casos el cliente no reconoce la venta y se genera robo de mercancía y una cuenta incobrable que provoca un problema de crédito y cobranza.

Para evitar este tipo de robo es importante que cada usuario del sistema tenga su propia clave de acceso con diferentes derechos de usuario, de tal forma que el sistema registre qué usuario realiza cada cambio y que sólo algunas personas puedan modificar la información.

Cabe destacar que aunado a todos los controles que ofrecen los ERP, es importante que los empleados tengan estipulados políticas y procedimientos de seguridad que los prepare para evitar situaciones de fraude.

Como el caso de una empresa en la cual un cliente quiere pagar su compra con un cheque certificado, en viernes a última hora y le urge recibir la mercancía; este hecho es síntoma de la presencia de un intento de fraude, debido a que la autenticidad del cheque no se puede corroborar hasta el lunes. Y es común que los vendedores lleven a cabo esta venta, por el hecho de cumplir sus cuotas y ganar su comisión.

Departamento de Cobranza:

En este proceso llega a ocurrir que el encargado de esta área no reporta todas las cobranzas, sobre todo las cuentas de mayor antigüedad de pagos pendientes.

Ante esta situación, se recomienda que el ERP de la empresa sea capaz de enviar de manera automática, tanto a la empresa como al cliente, un mensaje que reporte dicho pago.

“Sin lugar a dudas, alinear y sincronizar la operación de una empresa con un sistema empresarial garantiza el éxito del negocio” finalizó Ignacio Vizcaíno Tapia.

N. de P. CresCloud

Sólo el 30% de las Pymes están migrando la digitalización de sus procesos

La participación económica de las medianas empresas es de suma importancia para que la economía mexicana funcione, y es que traen innovación y nuevos productos al mercado, a su vez que interactúan e incluso compiten con jugadores de mayor tamaño; razón por la cual las obliga a ofrecer mejores bienes, servicios, así como a digitalizarse.

De acuerdo con IDC para 2020, el 40 % de las empresas Latinoamericanas estarán obligadas a ofrecer una innovación en sus productos y servicios desde la digitalización, a su vez que el gasto en este tipo de iniciativas alcanzará 22,000 millones de dólares.

A pesar de este desafío, las PyMEs sufren un estancamiento en su desarrollo y por ello sólo el 30% están migrando hacia la digitalización de sus procesos.  Este detenimiento se origina más que por falta de recursos, por la no usar la tecnología adecuada, ya sea por falta de conocimiento o por considerarla muy cara.

“A lo largo de los años se ha caído en dos paradigmas, que la inversión de tecnología es sólo para grandes empresas, y que ésta se volcaba hacia máquinas que por costosas, sofisticadas y grandes aseguraban un buen desempeño, razón por la cual las medianas empresas han visto mermado su crecimiento. Sin embargo, el tratamiento de la información es lo que ha venido a revolucionar y evolucionar esta manera de pensar” comenta el Ingeniero Arístides Palma Barrera, director general de Zafiro Software.

Por toda esta relevancia, estas compañías necesitan hacer más eficientes sus procesos, y las herramientas tecnológicas pueden ayudarles a generar un mayor volumen de negocios. “La solución base para las medianas empresas debe ser la inversión de tecnología que les permita unificar y automatizar sus procesos para que no descuiden sus negocios; sin lugar a dudas pasar del Excel al uso de un software ERP es la solución que permitirá no sólo la digitalización sino la supervivencia de las medianas empresas”.

La adopción de ERP en el entorno laboral de la mediana empresa sin duda es una solución clave que se encuentra al servicio de las empresas, para no sólo simplificar costos y operaciones, sino para agilizar procesos, y hacer que el futuro que piensan se convierta en realidad.

“Se debe ser claro en pensar que la inversión tecnológica no es un remedio que resolverá mágicamente todos los conflictos de la empresa, que ésta no es un fin, sino un medio para lograrlo.  Y es que todas las empresas, independientemente del sector en el que operen, permanentemente enfrentan distintos retos y obstáculos para poder seguir creciendo y liderar en el mercado”. finalizó el directivo.

N. de P. Zafiro Software

Intelisis presenta ERP enfocado en Pymes

Intelisis, la empresa mexicana experta en ERP para grandes empresas, acaba de lanzar Express Solution, un ERP enfocado en las Pequeña y mediana empresa.

En México, más del 70% de los empleos provienen de una Pyme, representando un 52% del producto bruto, según el INEGI, siendo una pieza clave en la reactivación de la economía del país. Es por ello que la empresa perteneciente a Grupo Carso lanzó una solución de Planificación de Recursos Empresariales de la calidad de un ERP de empresas de gran tamaño, que les permita crecer a un ritmo más acelerado, integrando tecnología a sus operaciones cotidianas.

Express Solution fue diseñada con el objetivo de aumentar el nivel de competitividad en las empresas, y al mismo tiempo mejorar la toma de decisiones, optimizando los recursos de la compañía de una manera personalizada y eficaz.

“Nuestro objetivo es que los clientes de todos los sectores optimicen sus procesos, siendo más rentable con estas aplicaciones. Las pymes son muy importantes para nuestro país, por ello Intelisis está lanzando Express Solutions pensando en sus necesidades” aseguró Dionisio Castillo, Director General de Intelisis.

La solución ERP de Inteisis puede ser implementada con poca inversión desde 2200 pesos por usuario al mes, logrando un sistema que les permita administrar sus recursos mejorando la toma de decisiones y ahorrando en costos, así como logrando prácticas organizacionales y de negocio.

Este sistema, además de conectar todas las áreas de una organización, ofrece escalabilidad conforme la empresa vaya creciendo, con aumento de capacidad de trabajo o de tamaño, sin comprometer su funcionamiento y calidad. Además, la herramienta ofrece velocidad para proporcionar resultados, datos e información de cada área o departamento en momento real.

Como uno de sus principales diferenciador, Express Solution, al ser creado en México, está pensado en las regulaciones locales, cobrado su cuota en pesos, sin que el dólar impacte en sus costos además, al estar montada en la nube, la disponibilidad de la infraestructura no necesita ser tan robusta como con grandes empresas, .

 

Karina Rodríguez

La movilidad empresarial evoluciona la manera de hacer negocio

En México ya se cuentan con todos los elementos tecnológicos, con precios y tarifas accesibles, que permiten a cualquier empresa, sin importar su tamaño, dar paso a la movilidad empresarial y al modelo de trabajo home office.

En este sentido, la banda ancha móvil en México que hace posible la transmisión de voz y datos a través de dispositivos móviles, mantiene un elevado ritmo de crecimiento anual de 23.6% y la mayor cantidad del tráfico de datos, es decir el 66.7% de estos, se intercambiaron a través de la tecnología 3G (tercera generación), mientras que el 30.4% se transmitió por la tecnología 4G (cuarta generación), durante el tercer trimestre del 2016, de acuerdo a las estadísticas de Institutito federal de telecomunicaciones IFT.

Además de las computadoras portátiles, actualmente existe una penetración en el mercado de 28 millones de tabletas y 80 millones de smarthphones, de acuerdo a la consultoría e investigación de mercado The Competitive Intelligence Unit, The CIU.

Otro elemento fundamental que hace posible la movilidad empresarial son los sistemas empresariales en la nube, que como Crescendo ERP, permite que los empresarios administren en tiempo real, y desde cualquier lugar, los recursos financieros, contables, logísticos y operativos de su negocio.

“Hoy el dueño o el vendedor de un negocio PYME puede ingresar con su dispositivo móvil con acceso a Internet a su escritorio remoto, a su correo electrónico o incluso a su sistema empresarial en la nube, para analizar la información de su negocio, vender, cotizar, facturar, etc., en cualquier momento y desde cualquier lugar” explicó Ignacio Vizcaíno, Director General de CresCloud y creador del sistema empresarial Crescendo ERP.

Cabe destacar, que un sistema empresarial en la nube ofrece a la PYME tarifas tan accesibles, como lo es rentar el servicio de Internet o de TV por cable, porque además los empresarios ya no tienen que comprar costosos servidores, ni preocuparse por su mantenimiento, ni por actualizaciones del sistema, ni por su seguridad informática, entre otros gastos más.

De acuerdo a la consultora de investigación de mercados IDC, en México el 31% de las empresas moviliza hasta un 50% de sus empleados y el 51% de las compañías moviliza entre un 11% y un 49% de su staff.

De acuerdo a Vizcaíno la movilidad empresarial no sólo aumenta la productividad y eficiencia de los negocios, además incrementa la calidad del servicio al cliente y disminuye costos operativos porque un empleado ya no pierde tiempo, ni gasta dinero en transporte, por tener que ir y venir a la oficina”, indicó Vizcaíno.

N de P. CresCloud

¿Qué hace la tecnología para acercar el producto a los clientes?

Tal vez no se ha percatado cómo llega una prenda, una bebida, un accesorio, un alimento o el dulce favorito a sus manos.  Solamente es cuestión de ir al supermercado, al centro comercial o a la tienda de la esquina y pagar por ellos. Pero, alguna vez se ha preguntado ¿qué hay detrás del sólo comprar o adquirir ese producto? Intelisis, empresa desarrolladora de tecnología empresarial, explica, mediante un ejemplo, cómo un sistema tecnológico aporta considerablemente en el día a día.

La respuesta, en gran parte, es el resultado de la implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP, herramienta tecnológica que utilizan las empresas, a través de un software informático. Su finalidad, es facilitar la interacción entre cada área de la compañía para disminuir tiempos de entrega, de producción y sobre todo, tiempos administrativos engorrosos, para que los productos lleguen de la mejor manera al consumidor o usuario final.

 La tecnología no solo está presente en forma de celulares, computadoras o algún otro dispositivo electrónico de uso cotidiano. Sin duda son innovadores, pero el mundo virtual también forma parte importante para el desarrollo de una sociedad. Aunque no se puede sentir, existen beneficios como el servicio y la velocidad de respuesta que un consumidor valora más que solo adquirir un producto y que no se nota a simple vista” indica Ricardo Boy, Director comercial de Intelisis, a lo que recalcó: “Esa, es labor de un buen ERP”

Actividades como la compra-venta en un supermercado, implica el uso, por ejemplo, del ERP de Intelisis, y es que detrás de este proceso, existe una serie de operaciones que requieren un control tecnológico avanzado, de tal forma que al operar, agilice la llegada del producto al punto de venta.

El registro de la venta, se refleja también en el vínculo con el departamento de contabilidad y el área fiscal, que además de llevar a cabo el control de precios, reúne datos como el manejo de impuestos o cuestiones fiscales que corresponden a cada bien que se adquiere. Por ejemplo, el desglose del IVA que aparece en un ticket de compra, y que el ERP lo registra en automático.

En el momento que el almacén recibe la información, el área de mercadotecnia, departamento que planea estrategias para los consumidores, verifica cuánto producto se debe surtir nuevamente. Si la empresa cuenta con más de una sucursal, el ERP proporciona información de cada dependencia. De esta manera, se logra tener un control de cuál es el producto por establecimiento más vendido, conforme a su tamaño, color, sabor o cualquier otra característica que le atañe.

No obstante, este proceso no termina aquí, una vez que recibió mercadotecnia y contabilidad la información, analizada con ayuda de dicha herramienta, se envía la orden a producción para que origine el volumen necesario del producto. Es así que, en conjunto con el departamento de compras, solicitan los insumos para la elaboración del mismo, involucrando a proveedores de los distintos materiales, información que también proporciona un ERP.

Por último, este software, constituye parte importante en la distribución y logística del producto, pues una vez que producción cuenta con las unidades indicadas, se envía la información al departamento encargado de transportarlas, mediante el uso del sistema, se tiene específicamente medido a dónde y cuántas unidades distribuir, logrando que éste se encuentre finalmente en el punto de venta.

Sin duda, esta es una de las tantas aplicaciones de un ERP, en la que la interacción entre departamentos o áreas de una organización trae beneficios a nivel macro y microeconómico.

  1. de P. Intelisis

Claves para evitar errores inesperados al migrar a la nube

IDG llevó a cabo un estudio en el cual descubrió que casi el 40% de las organizaciones con experiencia en nube pública han movido al menos algunas de esas cargas de trabajo a sus instalaciones, principalmente por de seguridad y costos.

Según Jason Anderson, arquitecto jefe de Datalink, las razones de este remordimiento del comprador de la nube varían, dependiendo de con quién hablas. Los ejecutivos de nivel C tienden a citar el costo como el controlador para mover las aplicaciones de vuelta al centro de datos. “Migraron a la nube, pero no tenían un control completo del gasto que supondría alojar la aplicación en la nube. Cuando comenzaron a llegar las facturas mensuales, se dieron cuenta de que habían cometido un importante error de cálculo”, dice. Un nivel más abajo, los responsables de TI dicen que la principal razón es la seguridad. “La preocupación era que las aplicaciones que terminaron en la nube no eran decisión de TI”, afirma Anderson.

Incluso cuando el costo era manejable, había un problema con las regiones. Proveedores de nube como Amazon y Microsoft tienen múltiples centros de datos en todo el país y dentro de la región hay múltiples ubicaciones. Cuando compones tu nube privada virtual, si no prestas atención, terminarás con todos los recursos en una sola zona de disponibilidad y si se cae, tienes un problema.

Así que podría haber hecho todo bien, crear su aplicación de tres niveles con múltiples bases de datos en varias VM, pero si todo se construye dentro de un centro de datos y hay un problema, con el tiempo de actividad toda aplicación se va abajo. “Si hay un problema en una zona, estás impotente hasta que lo arreglan ofrecen un cierto nivel de servicio, pero si no has reestructurado tu aplicación para tratar esos casos, estás muerto. La nube pública proporciona todas las herramientas y recursos para sobrevivir a esos incidentes, pero es el cliente el que tiene que hacer el trabajo”, asegura Anderson.

Estos son algunos consejos para evitar problemas inesperados con la implementación de la nube:

1. Haga su tarea

Un problema común es que las empresas tienen un concepto equivocado sobre la nube, “muchos proveedores de nube tienen un modelo de precios asociado al uso o consumo, que puede causar problemas a las empresas que piensan que tienen un contrato de 50 mil dólares y luego pagan 500,000 dólares en función del consumo “, dice Andy Wilson, CEO de Logikcull, un proveedor de inteligencia legal basado en la nube.

“A menudo veo que las compañías migran una aplicación y la mueven a la nube pública, pero encuentran que los costes son extremos y terminan trayéndolas de vuelta”, agrega Tim Crawford, presidente de AVOA, una consultora de TI. “Una de las razones es que se basa en hardware resistente. En la nube pública no es el caso”.

2. Determine las mejores aplicaciones para la nube

La mejor manera de evitar retirar aplicaciones de la nube es determinar de una forma cuidadosa cuáles son las aplicaciones que vamos a migrar. Ciertas aplicaciones están destinadas a ser internas y ciertas aplicaciones funcionan en la nube, y demasiados departamentos de TI no preguntaron dónde funcionaría mejor, explica Anderson, y añade “muchas personas no hicieron sus deberes, tareas financieras, reglamentarias o arquitectónicas antes de entrar en la nube”.

Una aplicación dentro de la red corporativa está diseñada para ejecutarse en la infraestructura que siempre está allí 24/7. Ya sea que lo usen durante cinco minutos o todo el día, el coste es el mismo, afirma Crawford.

Las cargas de trabajo y las aplicaciones de misión crítica que son sensibles desde una perspectiva de rendimiento, como la sensibilidad a la latencia y que requieren una infraestructura grande, funcionarán mejor y más eficientemente en las instalaciones. Esto incluye análisis, bases de datos, soluciones ERP y aplicaciones de procesamiento intensivo como la inteligencia de negocios. Las aplicaciones más elásticas y menos sensibles a la latencia pueden ejecutarse en la nube. Esto es especialmente cierto para las aplicaciones que sólo tienen una ráfaga corta de uso en lugar de algo que necesita ejecutarse 24/7.

3. Estar al tanto de las cuestiones de seguridad

La seguridad cambia cuando se mueve a la nube. El equipo de seguridad que protege un sistema local tiene que adoptar un enfoque muy diferente de la nube pública debido a los cambios tecnológicos. Necesita hacer una autoevaluación honesta de su seguridad actual, no sólo encriptación de datos, sino datos en tránsito, qué tipo de registro se realiza, etc.

4. Cambio de cultura

Por último, pasar a la nube significa un cambio en la forma en que se hacen los negocios. Lo primero es que todo el mundo piensa en pasar a la nube como un cambio tecnológico, pero también requiere un cambio cultural grande. Esto es lo difícil para conseguir el éxito.

En resumen, para evitar moverse a la nube y luego volver es necesario preguntarse por qué se mueve, las aplicaciones se benefician del cambio y se presta a operar en la nube. Si simplemente mueve una aplicación a la nube y funciona como si estuviera en las instalaciones, espere un muy grande, seguido de mover la aplicación de nuevo a su centro de datos.

Andy Patrizio

 

Cómo sacar provecho a las vacaciones de fin de año, en beneficio de su empresa

Para muchos esta época el fin de año se convierte en una temporada de baja productividad, de acuerdo con el informe del índice Global de Competitividad (IGC), México, está dentro de las 10 economías que mejoró su calificación pasando del número 57 al 51. Sin embargo, existen diferentes áreas de oportunidad en la que hay que echar mano, entre ellas destaca la educación e innovación dentro de las empresas.

En la industria de las Pequeñas y Medianas Empresas, estos días de asueto no necesariamente son sinónimo de descanso, en algunos casos significa incluso un incremento de ventas, de acuerdo con la firma Regus, más del 40% de las PyMEs no toman periodos vacacionales.

Para el ingeniero Arístides Palma, director general de Zafiro Software, toda empresa sin importar el giro o tamaño, debe considerar la capacidad que pueden llegar a tener sus sistemas de gestión empresarial para adaptarse a las necesidades del propio modelo de negocio y contar con un equipo de respaldo por parte de los proveedores, para sobrellevar estos periodos vacacionales donde existen dos modelos de trabajo diferente:

 

  • Actividades operativas y administrativas a la baja, donde se quiere estar pendiente de las acciones realizadas con equipos reducidos de trabajo (las guardias).

 

  • Alta actividad operativa, en donde incluso se necesita reclutar personal temporal para cubrir las demandas de sus clientes.

 

Para atender el primer modelo de trabajo, se puede incrementar su productividad capacitando al personal, ya que en ocasiones es imposible parar las operaciones diarias, por lo que este periodo es ideal para resolver los requerimientos de los usuarios. Mientras tanto los dueños o las áreas gerenciales pueden tener acceso con una conexión remota segura.

Otro ejemplo, es que “existen empresas que aprovechan para realizar inventario físico a final de año, volviendo a esta actividad engorrosa; sin embargo, con la adopción de tecnología que ofrece integrar este módulo desde su implementación se reduce el personal de guardia y tiempo, ya que se van generando a lo largo del año, facilitando esta tarea” declara en Ingeniero Palma.

Para el segundo modelo de trabajo, donde la capacidad de operación puede verse rebasada, las herramientas tecnológicas deben ser de fácil manejo y contar con un soporte de consultoría de rápida respuesta para capacitar al nuevo personal.

“Con Zafiro Software los consultores que han implementado el sistema son los mismos quienes atienden estas necesidades, por un lado, disponen de tiempo para la capacitación programada, así como para la capacitación emergente temporal, ya que conocen en su totalidad los procesos de los clientes, teniendo la capacidad de escalar al área de ingeniería de manera inmediata”, dice el ingeniero Palma.

Finalmente, el director general de Zafiro Software, dice que además de seguir las recomendaciones comunes para mejorar el rendimiento de los sistemas de gestión empresarial en este fin de año, tales como: revisar el buen estado del cableado, tener tierra física, contar con buenas comunicaciones, realizar mantenimiento y actualizaciones, los empresarios no se deben de olvidar de tres que, a su consideración, son las más importantes:

 

  1. Funcionalidad de la estrategia de respaldo: Revisar cómo se realiza este procedimiento y verificar si realmente la información se encuentra resguardada sin omisiones.
  2. Seguridad para cada usuario: revisar que las políticas de seguridad estén correctamente configuradas, para todos los equipos y de acuerdo con las funciones de cada uno.
  3. Base de datos limpias: mantener las bases de datos actualizadas y estandarizar los datos sin faltantes ni sobrantes.

 

 

N. de P.

10 propósitos para optimizar recursos en su empresa

Intelisis sabe que este 2017 lo acompañan nuevos desafíos en materia de tecnología y negocios, que las organizaciones e instituciones deben considerar para seguir desarrollándose dentro del mercado en el que compiten, y así, evitar cualquier tipo de rezagos o pérdidas que pongan en riesgo la existencia de ésta.

La eficiencia, incluida dentro de estos retos, es considerada como la capacidad para realizar o cumplir adecuadamente una función, fundamental para llevar un sano crecimiento de la organización, aludiendo a la necesidad de innovación y sistemas que dominen métodos útiles en cada tarea o labor dentro de las áreas organizacionales.

Para ello la firma ha desarrollado los diez propósitos para que empresas logren ser eficientes en sus procesos y comenzar con el pie derecho este próximo 2017:

  1. Invertir en una solución tecnológica empresarial. Adquirir herramientas de planificación de los recursos empresariales, como los ERP´s, hará más fácil la gestión de procesos y agilizará los ciclos de los mismos.
  2. Automatizar los procesos de la empresa. Toda la información, operación y administración debe estar automatizada para incrementar la productividad a lo largo y ancho de la organización.
  3. Administrar una red de contactos. Contar con un CRM (Customer Service Management o Gestión de Servicio al Cliente) es un propósito muy valioso, ya que el cliente es la parte más importante para las empresas. Conocer a fondo a los clientes, garantiza que se responda a sus necesidades y se les entregue un servicio óptimo.
  4. Proyectar una visión global de tus actividades. La solución llamada Bussiness Intelligence (BI), es una herramienta que permite integrar reportes, proyecciones y estimaciones para conocer los indicadores de rendimiento de mayor importancia para la empresa.
  5. Contar con una contabilidad electrónica. Con ella, se ahorra más del 50% en costos; reduce tiempos y errores en el cálculo de impuestos.
  6. Obtener un módulo fiscal avanzado. Con la finalidad de realizar consultas de todos los movimientos para su análisis, implementar los planes para el cumplimiento de los objetivos y anticipar resultados, el uso de un ERP permite integrar eficientemente al departamento fiscal en las operaciones del negocio.
  7. Crear un servicio postventa. Con ésta se genera mayor capacidad para atender prospectos de clientes y brindar un mejor servicio para los clientes cautivos.
  8. Trazar actividades en cada área y colaboradores involucrados. Definida como la integración empresarial y conexión a través del sistema ERP, logra una comunicación natural que reduce tanto costos como tiempos de respuesta de los clientes.
  9. Favorecer un mejor ambiente laboral. Al brindar análisis de la información, seguimiento de las tareas, oferta de nuevos proyectos, entre otros, logra que los empleados se integren y se sientan cobijados al trabajar en una empresa bien administrada, traduciéndose en un desempeño profesional que beneficia a la compañía en su totalidad.
  10. Crecer la rentabilidad de la empresa a doble dígito. Lograr un crecimiento constante y sostenido, es el resultado de la ejecución de los puntos anteriores, por lo que estas herramientas (ERP, CRM y/o BI), son fundamentales para ello.

La empresa concluye que, establecer propósitos incide en lo exitoso de los objetivos de una empresa.