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Razones por las que los empleados no quieren utilizar herramientas de colaboración

Aunque las empresas continúan desarrollando herramientas como Slack y Hipchat, éstas siguen luchando para que los usuarios las adopten.

El último desarrollo del software de colaboración y la innovación es frenético. Según una investigación de G2 Crowd, una plataforma de revisión del negocio peer-to-peer, el auge de la adopción corporativa no muestra signos de desaceleración en un futuro próximo. Se encontró que más de la mitad de las empresas ya han implementado soluciones de colaboración de equipo de un tipo u otro y que el 31% planea adoptar uno en los próximos dos años.

Pero no todo es tan atractivo como parece. Esto se debe a que estas soluciones funcionan mejor cuando todos los miembros de un equipo las utilizan; pero la evidencia sugiere que muchas empresas luchan por interesar a sus empleados. G2 Crowd descubrió que sólo cuatro plataformas podían presumir regularmente tasas de adopción por encima del 75%, y ningún producto logró la adopción del 100%.

Una razón que explique esto puede ser que, mientras que sí hay empleados que necesiten ciertos paquetes de software para llevar a cabo su trabajo, no hay una necesidad clara para que lo realicen con un software de colaboración. Esa es la opinión de Michael Fauscette, jefe de Investigación de G2 Crowd. Fauscette cree que a la mayoría de los empleados se les debe dar una razón convincente para tomar una nueva herramienta. “Tienes que demostrarles que el producto proporcionará algo de valor”, explica el jefe. “Mi consejo es que se debe preguntar uno mismo por qué mis empleados necesitan una herramienta colaborativa. Si no puedes contestar a la pregunta fácilmente entonces te darás cuenta de que el software que has elegido será difícil de vender e igual no deberías de intentar implementarlo.

Una cosa que la investigación de G2 Crowd recogió es que la interfaz de usuario del software de colaboración puede “hacer o romper” la adopción del usuario. Este enfoque aparentemente puede parecer contrario al consejo de Fauscette para demostrar valor, pero el jefe de investigación dice que se trata de persuadir a la gente para cambiar su comportamiento. En muchos casos, esto significa que deje de usar una selección de otras herramientas, así como el correo electrónico, Whatsapp o Twitter. “Herramientas como Twitter en realidad no son simples, pero tienen una interfaz de usuario que es fácil de usar. Intentar que la gente a cambiar no es fácil, por lo que se necesita pasar a una herramienta que ofrezca una interfaz similar y limpia”, comenta Fauscette.

Otra razón por la que los usuarios prefieren las herramientas de colaboración con interfaces sencillas es que muchos (probablemente la mayoría) sólo las utilizan para hacer cosas simples, según Alan Lepofsky, analista de herramientas de colaboración especializado en Constellation Research. Lepofsky añade que las funciones de Facebook tienen una gran ventaja sobre otras herramientas de colaboración simplemente porque la mayoría de la gente ya está familiarizada con la interfaz de esta red social.

Una interfaz de usuario sencilla o familiar puede ser importante para que la gente pruebe una nueva herramienta de colaboración, pero ¿puede hacer que se adhieran a ella? Aquí las empresas se enfrentan a lo que Fauscette denomina el “problema de sobrecarga de correo electrónico 2”. En pocas palabras, dice que muchos empleados se atascan bajo el peso de un gran número de correos electrónicos, y pasar a una herramienta como Slack o Hipchat simplemente cambia el problema a una plataforma diferente. En lugar de recibir demasiados correos electrónicos, los empleados se arriesgan a recibir demasiadas notificaciones y mensajes.

La solución a corto plazo podría ser una mejor educación de los usuarios sobre las nuevas herramientas de colaboración y, así, poder asegurarse de que saben cómo filtrar notificaciones y actividades separadas en canales para que no se inunden. Sin embargo, a largo plazo esto puede no ser necesario gracias al mayor uso de inteligencia artificial (IA). Fauscette considera que “si puedo enseñar a una máquina lo que me interesa en diversos contextos, entonces podré filtrar información para mí”.

Finalmente, Fauscette añade que otra razón por la que algunos usuarios no pueden quedarse con la herramienta elegida de una empresa es que su funcionalidad puede ser débil en un área que usan con frecuencia.

Redacción

 

Cisco quiere que Spark sea el corazón del trabajo empresarial

El reciente lanzamiento del chat empresarial Microsoft Teams, se posiciona como rival directo de las plataformas Slack y HipChat, demuestra lo importantes que son este tipo de colaboraciones para cualquier compañía que quiera dominar la vida laboral, por ello Cisco Systems se ha unido a esta modalidad.

En una conferencia para socios de canal celebrada el pasado martes, Cisco anunció el ambicioso objetivo que persigue con su plataforma de chat Spark y explicó los dos movimientos que va a realizar para hacerla más atractiva para las organizaciones.

Spark es ahora el eje central del portfolio de colaboración de Cisco. Esta plataforma engloba llamadas de voz, videoconferencias, intercambio de documentos y otras competencias.

De la misma forma que Slack o Microsoft Teams, la plataforma de mensajería está diseñada para ser la sede principal virtual de equipos de empleados, y de ella se derivan otras herramientas de colaboración y aplicaciones de productividad.

Ya hay 60 aplicaciones de terceros integradas con Spark, pero Cisco quiere apuntar más alto, concretamente con desarrollos SaaS, como la que anunció el pasado mes junto a Salesforce.

“Cada aplicación as-a-Service que tiene algún nivel de interacción debería tener Spark y nuestro portfolio de colaboración integrado profundamente en ella”, afirmó el CEO de Cisco, Chuck Robbins, durante el discurso de apertura de la conferencia.

Para ayudar a promover las integraciones que ya existen, Cisco anunció una tienda online llamada Depot en la que las empresas pueden encontrar aplicaciones que funcionan con Spark. Además de Salesforce, también se encuentran Microsoft Office 365, Box, DropBox, Zendesk, Google Drive y Twitter. Asimismo, en Depot los clientes pueden integrar sus propias aplicaciones con Spark.

En la conferencia, Cisco también ha anunciado una nueva licencia de software para Spark y todos sus otros productos de colaboración. La licencia, llamada Spark Flex Plan, cuesta tan solo 21 dólares por usuario al mes y cubre todos los servicios y software de colaboración de Cisco, tanto en las instalaciones del cliente como en la nube.

Los empleados que la contraten pueden utilizar las herramientas de videoconferencia y de llamada de Cisco, así como WebEx, Jabber, Spark y otros productos.

Las organizaciones pueden migrar a su propio ritmo a la cloud de Cisco desde cualquier herramienta de colaboración on-premise de la compañía sin necesidad de comprar nuevas licencias. Tal y como afirmó Chuck Robbins, todas las ofertas de colaboración de la compañía ahora están disponibles a través de la nube.

Stephen Lawson

 

Facebook at Work debe convencer a las empresas

La nueva herramienta social enfocada a los negocios, tras un año de desarrollo y pruebas, Facebook at Work, estará disponible el 10 de octubre, pretende posicionarse como una ayuda a los empleados para poderse mantener conectados, compartiendo recursos.

La nueva red social de Facebook, orientada a los negocios, ya tiene fecha de lanzamiento y será el próximo 10 de octubre. La compañía ha enviado a la prensa especializada una invitación para el evento que tendrá lugar en Londres. La prueba piloto del proyecto entró en modo prueba en el mes de enero de 2015.

El nuevo servicio está diseñado para ayudar a los compañeros de trabajo a permanecer conectados y compartir información relacionada con los proyectos, al igual que lo hacen con amigos y familiares aprovechando la plataforma de la red social original de Facebook.

Facebook at Work permitirá a los usuarios configurar eventos, colaborar en proyectos, así como intercambiar mensajes entre todos mediante la creación de grupos. La compañía pretende ofrecer a las organizaciones una herramienta adicional al estilo de herramientas que ya existen en el mercado y que en poco tiempo han ganado cuota de mercado en el entorno profesional, como son Slack o HipChat. Microsoft también anunciaba recientemente la evolución de su herramienta Skype Teams con la que permitirá a los empleados incluir elementos gráficos adicionales y potenciar el carácter visual, además de enlazarlo con la suite de Office 365 para que los empleados ganen en productividad.

Brian Blau, analistas de Gartner señalan que “Facebook tiene que diversificar su plataforma actual y este va a ser uno de los esfuerzos para penetrar en soluciones de empresa”. La compañía se ha interesado en las herramientas sociales en la medida de que puedan ayudar a nivel de comunicación y colaboración.

Ahora bien, a buen seguro, los trabajadores van a reclamar el que no exista vínculo alguno entre la red original de Facebook, de la que se suele hacer un uso más personal de la vida privada, y la nueva versión de Facebook at Work. En el caso de los directivos, también tendrán que ser convencidos de que la nueva herramienta beneficiará a las empresas a la hora de colaborar entre sus empleados, y no supondrá otro lugar en el que los trabajadores perderán su tiempo con temas personales.

A nivel de seguridad, “estos productos de colaboración suelen presentar más riesgo TI del beneficio que suelen aportar” destaca Rob Enderle, analista del Grupo Enderle. Las compañías suelen asociar el uso de las redes sociales a algo poco productivo y distracción de los trabajadores. Enderle puntualiza que para que Facebook at Work tenga éxito, tendría que ser vista como una herramienta de colaboración, por encima de ser una herramienta de comunicación.

Facebook está buscando más fórmulas que le permitan seguir creciendo en otros sectores, como es el caso del profesional. Nadie duda del gran éxito conseguido hasta ahora en el lado de los consumidores, pero ahora quieren ver el mismo nivel de crecimiento en un nuevo mercado. Es una nueva idea y no hay garantías de éxito.

Alfonso Casas