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Cómo las Pymes deben optimizar sus flujos de trabajo

Ricoh asegura que mientras que las grandes compañías están mudando rápidamente las funciones y procesos de negocio a la Nube, muchas Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes), continúan atrapadas trabajando sobre papel.

Un estudio de la AIIMM encontró que dos tercios de las empresas que adoptan procesos tecnológicos “paperless”, reportan una recuperación de la inversión en 18 meses. En el mismo estudio, el 70% de las empresas indicaron que tuvieron un excelente retorno de la inversión en software que elimina el papel en los procesos de las áreas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Las compañías también citaron otros beneficios como mejores registros de auditoría, un tiempo de respuesta más rápido, una mayor productividad y un mejor seguimiento del estado de los procesos y flujo de trabajo.

¿Por qué digitalizar si eres una PYME?

Ya sea una oficina pequeña, es importante que todo el mundo sea lo más eficiente posible, incluso si se tiene que estar buscando entre múltiples documentos, se pierde productividad. Una encuesta realizada por Software Advice, señala que los trabajadores que laboran en entornos basados ​​en papel, pierden al menos seis horas a la semana buscando documentos.

El hecho es que los procesos manuales son realmente un obstáculo de crecimiento para las PYMES, incluso si se tiene una oficina organizada en donde todos los documentos están debidamente archivados y todo el personal sabe exactamente dónde están.  La digitalización de los registros hace a los trabajadores más eficientes, dándoles lo que necesitan cuando lo necesitan, y les permite trabajar a través de formas más flexibles, haciendo por ejemplo home office.

La parte donde se destinan recursos para pagar documentos provoca que sea una de las divisiones naturales de negocio para digitalizar en primer lugar y las PyMEs no son la excepción. Diariamente, estos departamentos reciben facturas en formatos en PDF o por correo, situación que hace que el negocio sea poco eficiente, a menos que se cuente con una solución de captura de datos para identificarlos, extraerlos y convertirlos automáticamente, de otra forma, la información se tiene que integrar manualmente.

Ricoh Mexicana ofrece Pay Control, la cual permite ser más eficiente en los procesos relacionando todos los documentos inherentes a una factura. Además aporta visibilidad y disponibilidad instantánea y los usuarios pueden obtener informes precisos.  Al implementar este tipo de estrategias, también puede disminuir el riesgo de errores que puede ocurrir si estos procesos de hacen de forma manual.

Redacción