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Cómo lograr que el “ámbito social” forme parte de la empresa

Ámbito social en las empresas¿Deben las empresas ofrecer un ambiente digital y social para sus empleados? ¿Qué riesgos deben asumir ante este cambio y cómo pueden beneficiarse de él?

No es nuevo hablar del elevado uso de las redes sociales por parte de los usuarios de Internet, ni tampoco lo sería si comenzamos a especular sobre el futuro de dichos soportes, pero, ¿disponer de una intranet social es una tendencia o realmente ya está en su etapa de madurez?

¿Qué es una intranet social?

Desde hace mucho tiempo se viene hablando del elevado riesgo de las compañías ante una concentración de Know How en determinados recursos y de su posible fuga. Ante ello, se plantea la necesidad de introducir herramientas que permitan una gestión y fluidez del conocimiento entre las diferentes áreas.

Sin embargo, hasta la fecha se han implementado herramientas particulares de Gestión de Conocimiento que acaban teniendo un uso por debajo de las expectativas, tanto para introducir datos como para consultar los mismos. Además, en muchas organizaciones no llegan a implementarse debido a una falta de cambio cultural hacia la compartición de conocimiento.

Aquí es donde nace el concepto de intranet social: un ambiente único de interacción de y con los empleados. Dentro de este ambiente necesitaremos facilitarles –de forma integrada– todas las herramientas necesarias para comunicarse, compartir conocimiento y otras acciones propias de su día a día laboral.

¿Qué puede aportar un ambiente social?

Estos ambientes, bien entendidos, pueden ofrecer a las empresas herramientas que, además de facilitar el trabajo de sus empleados y optimizar los tiempos de ejecución de tareas cotidianas, eviten caer en errores redundantes o aumenten la rentabilidad de los casos de éxito.

Pero si el uso de la intranet aún es reducido en muchas empresas, ¿cómo pretender que además se plantee un uso social?

Actualmente, están cada vez más en boca de todos herramientas como Wikis, chats, blogs, foros o simples carpetas compartidas dentro de las herramientas ofrecidas por las empresas a sus empleados. Sin embargo, por lo general no están integradas dentro de un mismo ambiente.

Si logramos un ambiente único de trabajo, lo que podremos conseguir es que el empleado se sienta cómodo dentro de la herramienta y maximice su tiempo en la misma y, por lo tanto, ofrezcamos las herramientas que le interesen a la empresa dentro de un mismo ámbito.

¿Se ha planteado usted que ocurriría si lográramos un ambiente de interacción con el servicio de soporte de TI de la compañía a través de la intranet?

¿Y si pudiéramos ofrecer un lugar dónde comentar nuevas ideas de mejora de la organización? ¿Mejoraría la rentabilidad de los servicios internos? ¿Y el clima laboral? ¿Podríamos llegar a conocer mejor a nuestros empleados?

Cómo afrontar este reto

Está claro que todo esto no se puede esperar únicamente desarrollando el ambiente, sino que debemos plantearnos un proyecto de Gestión del Cambio detallado por fases.

No podemos otorgar herramientas sociales a los empleados sin explicarles su uso, orientarles y hacerles ver la buena experiencia de usuario.

Tampoco debemos incluir a todos los usuarios dentro de los mismos grupos. Es necesario que existan grupos de afinidad y herramientas por perfiles y que se asegure el correcto uso de las mismas.

Además, no debemos tener miedo al cambio o a que los empleados hablen de nosotros como empresa. Por supuesto que debe haber una moderación, pero estas vías ya las utilizan en su día a día, en la máquina de café, a través de correos electrónicos o en chats de grupo.

Lo que pretendemos ahora es aprovechar los cambios tecnológicos para ofrecer un ambiente único de interacción que permita a la compañía sacar el máximo provecho del conocimiento y las inquietudes de sus empleados.

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Miguel Sánchez Pecharromán es Gerente de Proyecto en Adesis Netlife.