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C贸mo lograr que el 鈥溍bito social鈥 forme parte de la empresa

脕mbito social en las empresas驴Deben las empresas ofrecer un ambiente digital y social para sus empleados? 驴Qu茅 riesgos deben asumir ante este cambio y c贸mo pueden beneficiarse de 茅l?

No es nuevo hablar del elevado uso de las redes sociales por parte de los usuarios de Internet, ni tampoco lo ser铆a si comenzamos a especular sobre el futuro de dichos soportes, pero, 驴disponer de una intranet social es una tendencia o realmente ya est谩 en su etapa de madurez?

驴Qu茅 es una intranet social?

Desde hace mucho tiempo se viene hablando del elevado riesgo de las compa帽铆as ante una concentraci贸n de聽Know How聽en determinados recursos y de su posible fuga. Ante ello, se plantea la necesidad de introducir herramientas que permitan una gesti贸n y fluidez del conocimiento entre las diferentes 谩reas.

Sin embargo, hasta la fecha se han implementado herramientas particulares de Gesti贸n de Conocimiento que acaban teniendo un uso por debajo de las expectativas, tanto para introducir datos como para consultar los mismos. Adem谩s, en muchas organizaciones no llegan a implementarse debido a una falta de cambio cultural hacia la compartici贸n de conocimiento.

Aqu铆 es donde nace el concepto de intranet social: un ambiente 煤nico de interacci贸n de y con los empleados. Dentro de este ambiente necesitaremos facilitarles 鈥揹e forma integrada鈥 todas las herramientas necesarias para comunicarse, compartir conocimiento y otras acciones propias de su d铆a a d铆a laboral.

驴Qu茅 puede aportar un ambiente social?

Estos ambientes, bien entendidos, pueden ofrecer a las empresas herramientas que, adem谩s de facilitar el trabajo de sus empleados y optimizar los tiempos de ejecuci贸n de tareas cotidianas, eviten caer en errores redundantes o aumenten la rentabilidad de los casos de 茅xito.

Pero si el uso de la intranet a煤n es reducido en muchas empresas, 驴c贸mo pretender que adem谩s se plantee un uso social?

Actualmente, est谩n cada vez m谩s en boca de todos herramientas como Wikis, chats, blogs, foros o simples carpetas compartidas dentro de las herramientas ofrecidas por las empresas a sus empleados. Sin embargo, por lo general no est谩n integradas dentro de un mismo ambiente.

Si logramos un ambiente 煤nico de trabajo, lo que podremos conseguir es que el empleado se sienta c贸modo dentro de la herramienta y maximice su tiempo en la misma y, por lo tanto, ofrezcamos las herramientas que le interesen a la empresa dentro de un mismo 谩mbito.

驴Se ha planteado usted que ocurrir铆a si logr谩ramos un ambiente de interacci贸n con el servicio de soporte de TI de la compa帽铆a a trav茅s de la intranet?

驴Y si pudi茅ramos ofrecer un lugar d贸nde comentar nuevas ideas de mejora de la organizaci贸n? 驴Mejorar铆a la rentabilidad de los servicios internos? 驴Y el clima laboral? 驴Podr铆amos llegar a conocer mejor a nuestros empleados?

C贸mo afrontar este reto

Est谩 claro que todo esto no se puede esperar 煤nicamente desarrollando el ambiente, sino que debemos plantearnos un proyecto de Gesti贸n del Cambio detallado por fases.

No podemos otorgar herramientas sociales a los empleados sin explicarles su uso, orientarles y hacerles ver la buena experiencia de usuario.

Tampoco debemos incluir a todos los usuarios dentro de los mismos grupos. Es necesario que existan grupos de afinidad y herramientas por perfiles y que se asegure el correcto uso de las mismas.

Adem谩s, no debemos tener miedo al cambio o a que los empleados hablen de nosotros como empresa. Por supuesto que debe haber una moderaci贸n, pero estas v铆as ya las utilizan en su d铆a a d铆a, en la m谩quina de caf茅, a trav茅s de correos electr贸nicos o en chats de grupo.

Lo que pretendemos ahora es aprovechar los cambios tecnol贸gicos para ofrecer un ambiente 煤nico de interacci贸n que permita a la compa帽铆a sacar el m谩ximo provecho del conocimiento y las inquietudes de sus empleados.

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Miguel S谩nchez Pecharrom谩n es Gerente de Proyecto en聽Adesis Netlife.