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3 tendencias de flujo de trabajo en oficinas inteligentes

La constante innovación en la automatización de los flujos de trabajo para todo tipo de organizaciones ha hecho posible que aumente el valor de la tecnología digital, sobre todo con la herramienta de trabajo por excelencia en toda empresa: los documentos. Éstos constituyen la columna vertebral en todo proceso y por los que fluye toda clase de información.

Los documentos llegan a la organización en papel a través de mensajería y correo postal, o en formato electrónico a través de emails, internet o aplicaciones móviles. Todos estos documentos tienen que ser capturados y procesados para después introducirlos en un flujo de trabajo de la organización, lo que puede implicar, por ejemplo, que sea necesario convertirlos a un formato electrónico adecuado.

En este sentido, la transformación digital juega un papel muy importante en la creación de nuevos flujos de trabajo que administren y coordinen la productividad en las empresas. Xerox Free Flow es un ejemplo, el cual automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.

Este nuevo estándar digital ha impactado en todas las facetas de la jornada laboral corporativa, incluyendo los procesos que los empleados utilizan para completar las tareas de cada día. Por ello, es importante que las empresas se acomoden a las tendencias que están surgiendo dentro de los flujos de trabajo de oficina, con el fin de transformar y adaptar sus negocios a la era digital.

  • Oficina móvil: Hoy en día, las personas no se limitan a trabajar en espacios físicos establecidos, sino que pueden extenderse por distintas ciudades, países y zonas horarias para lograr el trabajo interconectado hacia un objetivo en común. Son los dispositivos móviles los que permiten mejorar los flujos de trabajo que pueden llevar a una empresa a su máxima productividad a través de herramientas en la nube.

 

  • Dispositivos multifunción: empresas digitales implican trabajadores digitales, los cuales esperan utilizar herramientas inteligentes en la oficina que les permitan realizar con facilidad y comodidad sus actividades diarias. En este caso, las impresoras multifunción inteligentes son una gran solución para que las empresas cumplan con esta expectativa.

 

  • Servicios Administrados de Impresión: los MPS (por sus siglas en inglés), incluyen todo lo relacionado al modo de utilizar los documentos, personas y procesos incluidos en cada flujo de trabajo. Los servicios administrados de impresión ayudan a obtener mayor visibilidad y control sobre el procesamiento de documentos y costos. Esto se traduce en ahorro de dinero, automatización de pasos, aumento de la productividad, mejora en la seguridad de los documentos y sostenibilidad.

La transformación digital representa una oportunidad enorme para las organizaciones, pues a través de la automatización de los flujos de trabajo, la transformación hacia lo digital significa mucho más que digitalizar el papel, es una nueva forma de hacer negocios que tiene impacto en cada tarea, actividad y proceso que se lleva a cabo dentro de una oficina.

Nota de Prensa

¿Qué riesgos hay en la Movilidad Empresarial?

Es un constante hablar de movilidad empresarial y de sus múltiples beneficios, pero ¿existen riesgos? Sí, hay riesgos que es clave contemplar a la hora de iniciar una estrategia de movilidad en la empresa. Movilizar a la fuerza laboral es mucho más complejo que sólo entregarles dispositivos móviles o permitirles que usen los propios; va mucho más allá.

Según IDC, en México, el 31% de las empresas moviliza hasta un 50% de sus empleados y el 51% de las compañías moviliza entre un 11% y un 49% de su staff. A su vez, se observa un crecimiento de los espacios de coworking. Es decir, muchos trabajadores ya no están en la oficina de la empresa.  Por eso, ante el crecimiento de esta tendencia proponemos analizar qué riesgos existen y cómo pueden atenuarse e incluso resolverse para así poder diseñar una estrategia de movilidad exitosa de punta a punta:

El lado “B”de los dispositivos: Hoy los empleados acceden a la información corporativa desde diferentes dispositivos, tanto de la empresa como propios. Esto genera un entorno más complejo de administrar en materia de seguridad. En este contexto, las empresas deben adoptar políticas de seguridad consistentes, capaces de hacer frente a las necesidades y debilidades de una gran cantidad de diferentes dispositivos, plataformas y sistemas operativos. También deberían adoptar herramientas de gestión de dispositivos móviles (MDM) que les permitan separar los datos personales de los datos corporativos que conviven en un mismo dispositivo.

La red es un punto importante: La fuerza de trabajo móvil no se queda quieta. Los empleados tienen acceso a los sistemas corporativos 24/7 desde cualquier lugar utilizando cualquier solución de conectividad de red, incluidas las redes Wi-Fi públicas. ¿De verdad quiere que sus datos corporativos sean un libro abierto para los hackers por medio de transmisiones en una red Wi-Fi sin protección? Para evitarlo, es una buena práctica garantizar que cualquier conexión con los servicios de VPN o de nube de la empresa exija certificaciones para acceder y realizar la encriptación de los datos mientras estos viajan desde/hasta los puntos finales.

Pérdida, robo y daño: Los dispositivos móviles se pierden, se rompen y también son robados (1,670 celulares por día son robados en México, según la Asociación Nacional de Telecomunicaciones, la ANATEL). La autenticación de múltiples factores en los dispositivos es un requisito esencial para que los empleados puedan acceder a sus datos corporativos, también cifrar todos los datos en tránsito y proteger todas las transacciones con certificados de seguridad. Por último, es importante que todos los dispositivos estén protegidos por sistemas de borrado de datos de forma remota.

Cómo garantizar un comportamiento seguro de los empleados: Hoy la empresa enfrenta riesgos de seguridad a través de cada punto final. Explicar los riesgos a los que está expuesta la información y compartir medidas de seguridad e información para prevenir pérdidas de datos es fundamental. La empresa puede contar con políticas y con tecnología para estar más segura, pero involucrando a los empleados y transmitiendo comportamientos seguros se podrá reducir aún más el riesgo.

Definitivamente la tecnología es una aliada para combinar los beneficios de modalidades de trabajo más flexibles con las necesidades de seguridad y cumplimiento de políticas que toda organización tiene. Por eso implementar una estrategia de movilidad empresarial no puede ser una decisión tomada de un día para el otro, tiene que ser el resultado de un trabajo en conjunto entre los distintos departamentos de la empresa, que siga una estrategia concreta soportada con tecnología que reduzca y elimine riesgos.

Ali García, Country Manager de Orange Business Services México