Gobierno de Estados Unidos utiliza Google Apps de Unisys

Más de un año después de que Unisys realizó la transición de la Administración General de Servicios (GSA) a Google Apps for Government, una suite basada en la nube, los funcionarios de la entidad afirman que las nuevas herramientas han transformado la manera como desarrollan sus actividades y logrado una mayor colaboración y reducción de costos.

 

A finales de 2010, la GSA adjudicó un contrato a Unisys para instalar Google Apps for Government, que incluye correo electrónico y herramientas de colaboración. Aproximadamente 17,500 empleados de la GSA comenzaron a utilizar estas herramientas en junio de 2011. Desde entonces, la GSA estima que ha ahorrado alrededor de $2 mdd y espera una reducción adicional de $15 millones de dólares en costos de TI durante los próximos cinco años.

 

Los empleados de la GSA han creado y compartido más de 274,000 documentos en Google Docs y han creado más de 500 sitios web internos utilizando Google Sites.

 

La GSA también muestra una reducción de casi el 90% en el consumo de energía de los servidores y una reducción del 85% en las emisiones de carbono. Según estimativos de Google, el ahorro de costos gracias a esta reducción en el uso de energía será de $285,000 dólares anuales.

 

Las experiencias de dos organizaciones de la GSA, el Centro Federal de Integración y Gestión de Sistemas (FEDSIM) y el Servicio de Edificios Públicos (PBS), ilustran la forma como Google Apps ha transformado la entidad.

 

 

FEDSIM

 

 

FEDSIM, la organización de la GSA que brinda servicios de adquisiciones para facilitar los proyectos tecnológicos a gran escala de otros organismos federales, ha utilizado a Google Apps para apoyar la movilidad de su planta de personal. Muchos empleados de FEDSIM deben trabajar de manera remota en sitios de los clientes y Google Apps les permite utilizar sus smartphones y tabletas para mantenerse en contacto con sus supervisores, editar documentos y ver las agendas de sus colegas.

 

La funcionalidad de video chat en Google Apps ayuda a los empleados a reducir gastos de viajes, a la vez que les permite colaborar “cara a cara”.

 

Adicionalmente, FEDSIM utilizó Google Sites para montar un portal interno en un término de tres días, sin costo adicional; un proceso que anteriormente podría haber tomado meses, realizando el trabajo por intermedio de un contratista.

 

La infraestructura está ahora totalmente bajo el control de FEDSIM. Los empleados la utilizan como depósito de formularios y documentos de política, para reservar salones de conferencias y vehículos propiedad del gobierno y para crear y compartir nominaciones para premios, diapositivas de mercadeo, materiales de capacitación y otros documentos. Continuamente se están agregando nuevas funciones.

 

 

Servicio de Edificios Públicos (PBS)

 

 

Los administradores del PBS reconocieron rápidamente el potencial de Google Apps como herramienta de gestión de conocimientos para organizar la información y ponerla a disposición del personal utilizando diversos dispositivos, incluidos los smartphones y tabletas. La organización ha puesto en marcha este año un proyecto donde se usarán las herramientas para crear un centro de conocimientos, que sirva como punto focal para compartir mejores prácticas, políticas y estándares para la administración de inmuebles.

 

PBS utilizó Google Sites para crear “comunidades” construido en torno a diversas áreas de misión tales como administración de inmuebles, arrendamiento y clientes; permitiéndoles a los gerentes en las distintas regiones compartir información sobre sus actividades. Por ejemplo, PBS maneja múltiples inmuebles para el FBI en todo el país y los administradores de PBS que trabajan con el FBI pudieron utilizar Google Apps para comentar las dificultades comunes y mejores prácticas.

 

En consecuencia, el PBS se encuentra ahora mejor posicionado para contribuir al objetivo general de la GSA de promover la uniformidad y estandarización en toda la organización.